Trust line (ligne de confiance)

Nos canaux de signalement sont mis à disposition conformément à la loi suisse (art. 964j ss, code des obligations [CO] et ordonnance sur les devoirs de diligence et de transparence en matière de minerais et de métaux provenant de zones de conflit et en matière de travail des enfants [ODiTr]) et à la procédure de réclamation soumise aux obligations de diligence de la législation suisse. Tu as la possibilité de nous envoyer tes informations via les canal de signalement IKEA suivant:

Les réclamations, questions ou problèmes relatifs à ta commande et à ton achat doivent être signalés uniquement par le service client et ne seront pas traités par notre ligne de confiance. Merci pour ta compréhension.

1. Quand signaler un incident?

Si tu soupçonnes:

de possibles infractions aux lois ou aux règlements (en particulier aux dispositions légales sur les minerais des zones de conflits ou le travail des enfants du code des obligations suisse et de l’ordonnance sur les devoirs de diligence et de transparence);
de possibles infractions aux règles de santé et de sécurité au travail:
de possibles infractions aux lois sur la protection des données personnelles;
une corruption ou d’autres actes délictueux;
de possibles infractions aux droits humains et environnementaux;
des risques humains ou environnementaux chez IKEA ou chez un fournisseur.

2. Le signalement d’un incident peut-il nuire à ma position et à ma réputation?

Nous t’assurons que le respect de toutes les réglementations et lois correspondantes revêt pour nous une très grande importance. Notre réussite repose sur nos valeurs fondamentales: l’honnêteté, le respect, l’équité, l’intégrité et la conformité avec la loi. Nous te garantissons que ta démarche visant à préserver ces valeurs ne nuira en aucun cas à ta position ni à ta réputation. Par conséquent, nous n’accepterons et ne tolérerons pas que tu sois discriminé-e ou désavantagé-e parce que tu as agi comme il le fallait.

3. Comment mon signalement sera-t-il traité?

Après réception de ton signalement:

nous te confirmerons que nous l’avons bien reçu;
nous contrôlerons si la violation que tu nous as signalée relève du domaine d’application du bureau de confidentialité et de signalement;
nous resterons en contact avec toi;
nous vérifierons la validité de ton signalement;
nous te demanderons, si nécessaire, des informations complémentaires;
nous prendrons les mesures de suivi appropriées et t’informerons, dans un délai de trois mois à compter de la confirmation de la réception de ton signalement, au sujet des mesures de suivi prévues ou déjà prises et sur les raisons de ces mesures, à condition que cela n’interfère pas avec les enquêtes en cours et que cela ne porte pas préjudice aux droits des personnes concernées.

Parmi les mesures de suivi possibles, notre Trust line interne peut, en particulier:

mener des enquêtes internes auprès de l’employeur ou de l’unité organisationnelle concernée et contacter les personnes et les unités de travail concernées;
t’orienter vers d’autres services compétents;
classer le dossier par manque de preuves ou pour d’autres raisons;
transférer le dossier à une unité d’enquête interne ou à une autorité compétente en vue d’une enquête complémentaire.

Si l’incident que tu as signalé ne relève pas de la compétence de la Trust line, nous t’indiquerons à qui tu pourras t’adresser à la place.

Nous te conseillons de te connecter régulièrement avec ton numéro de dossier dans le système de la Trust line, car nous te poserons probablement d’autres questions ou nous te demanderons des informations importantes relatives à ton signalement.

4. Qui va gérer mon dossier?

La Trust line implique le moins de personnes possible dans le traitement d’un dossier. Tous les collaborateurs et collaboratrices affectés à un dossier ont été spécialement formés à cet effet et sont tenus à la confidentialité. Ils sont les seuls collaborateurs et collaboratrices d’IKEA ayant initialement accès aux cas signalés à la Trust line.

Ton signalement et − si tu l’as révélée − ton identité, seront transférés aux responsables de la Trust line. S’il devait y avoir d’autres enquêtes, ces informations seraient également envoyées aux responsables qui poursuivront le traitement de ton dossier.

Les personnes désignées pour la suite de l’enquête ou les prochaines mesures travaillent dans l’organisation concernée au moins à un échelon hiérarchique supérieur à celui de la personne à l’origine du signalement.

5. Est-il possible de fournir d’autres informations à une date ultérieure?

Il est probable que la personne responsable de la Trust line ait quelques questions à te poser. Ces questions seront enregistrées dans ton dossier dans le système de la Trust line. Tu pourras les consulter en saisissant ton numéro de dossier. Tu pourras transmettre tes réponses par le biais du même canal de signalement que celui utilisé pour le signalement. Afin d’éviter de fausses accusations et les enquêtes qui s’ensuivent, nous déconseillons d’effectuer un signalement anonyme. Nous te conseillons de toujours indiquer ton prénom et ton nom de famille en même temps que ton signalement. Nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour protéger ton identité.

6. Comment savoir où en est mon dossier?

Après avoir signalé un incident à la Trust line, un numéro te sera attribué. Nous te communiquerons ce numéro de dossier. Tu pourras te connecter à tout moment dans le système de la Trust line pour consulter ton signalement et la communication correspondante. Les responsables de la Trust line te confirmeront la réception de ton signalement, te tiendront ensuite au courant de son avancée et t’informeront, dans un délai de trois mois à compter de la confirmation de la réception de ton signalement, au sujet des mesures de suivi prévues ou déjà prises et sur les raisons de ces mesures, à condition que cela n’interfère pas avec les enquêtes en cours et ne porte pas préjudice aux droits des personnes concernées.

7. Qui a accès à mon dossier et comment est-il enregistré?

Nous prenons toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires en vue de protéger les données confidentielles qui auront été communiquées à la Trust line concernant un signalement afin d’éviter leur destruction ou leur manipulation (accidentelle ou intentionnelle), leur perte ou leur consultation par des personnes n’y étant pas autorisées. Ton signalement sera traité de manière confidentielle. Cela signifie que nous ne transmettrons ton signalement que dans la mesure du nécessaire à des personnes compétentes qui sont tenues à la confidentialité.

8. Le signalement d’un incident peut-il nuire à la position et à la réputation des personnes ou des entreprises concernées?

Toutes les parties concernées seront traitées de manière juste et égale. Si une enquête est jugée nécessaire, les personnes ou entreprises concernées en seront informées. Nous donnerons aux personnes et aux partenaires contractants accusés la possibilité d’exposer leur point de vue. Les conséquences éventuelles seront décidées sur la base de faits.

9. Protection des données personnelles

i. Qui traite tes données personnelles?

IKEA AG (ci-après l’« entreprise » ou « IKEA »), dont le siège social est sis Müslistrasse 16, 8957 Spreitenbachtraite tes données personnelles en tant que contrôleur de données conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) ainsi qu’à d’autres lois applicables sur la confidentialité.

Pour toute question ou si tu souhaites exercer tes droits concernant le traitement de tes données personnelles, tu peux contacter notre conseiller ou conseillère à la protection des données:

par e-mail: [email protected];
par courrier: Müslistrasse 16 8957 Spreitenbach, à l’attention de l’équipe de sécurité de l’information et de protection des données.

ii. Comment utilisons-nous tes données personnelles, et sur quelles bases?

IKEA traite tes données personnelles dans le contexte de ses mécanismes de signalement, dont fait partie la Trust line, un système de signalement en ligne confidentiel visant à permettre à des personnes de faire part de leurs soupçons concernant des pratiques ou des actions dont elles considèrent qu’elles violent les lois applicables, le code de conduite d’IKEA ou d’autres politiques internes.

Cet avis de confidentialité s’applique:

aux personnes qui signalent un problème (« lanceurs et lanceuses d’alerte »);
aux personnes présumées impliquées, aux témoins et aux autres personnes mentionnées dans le signalement.

Les données personnelles sont traitées manuellement et électroniquement aux fins suivantes:

a) Gestion des signalements: l’enquête, les mesures correctives, le suivi du dossier, les actions anti-représailles ainsi que le fait de tenir les lanceurs et lanceuses d’alerte informés de la conclusion de l’enquête.

b) Communication du signalement à la direction: fournir des synthèses consolidées et anonymisées des signalements gérés.

c) Conformité légale: remplir ses obligations dans le cadre des lois et règlements applicables.

L’identité du lanceur ou de la lanceuse d’alerte et toute information liée ne sont divulguées qu’avec autorisation expresse, sauf si elles sont exigées par la loi. Si l’identité d’une personne présumée fautive doit être divulguée pour les besoins de l’enquête, cette divulgation sera conforme à la loi.

iii. Pourquoi tes données personnelles sont-elles requises?

Tu as la possibilité de soumettre des signalements de manière anonyme ou non. Cependant, donner ton identité et en autoriser sa divulgation, si nécessaire, peut faciliter une enquête approfondie et sa résolution. L’intégralité des données personnelles et des identités demeure strictement confidentielle.

iv. Quelles données personnelles utilisons-nous?

Nous traitons uniquement les données personnelles nécessaires aux fins mentionnées au point ii. Elles peuvent inclure:

des données biographiques et d’identification;
des coordonnées;
des données relatives à l’emploi (p. ex. plannings, factures);
des informations relatives au signalement;
des documents, images ou contenus de communication;
des données informatiques, comme des journaux d’accès.

Nous ne demandons pas et n’avons pas l’intention de traiter des données sensibles, sauf si celles-ci sont directement pertinentes et fournies volontairement dans le cadre du dossier faisant l’objet de l’enquête.

v. Où transférons-nous tes données personnelles?

IKEA traite tes données personnelles essentiellement dans l’Espace économique européen (EEE) et en Suisse. Dans certains cas limités, les données peuvent être transmises en dehors de ces zones, et notamment aux États-Unis, en conformité avec la LPD et les accords internationaux. De tels transferts sont protégés par des clauses contractuelles standard, un chiffrage ainsi que d’autres mesures techniques afin d’assurer des niveaux de protection équivalents.

vi. Droits que tu peux exercer concernant tes données personnelles

La LPD te garantit les droits suivants, sauf si leur exercice compromet la confidentialité du lanceur ou de la lanceuse d’alerte:

Accès: demander des informations sur les données que nous traitons à ton sujet.
Rectification: demander la correction des données incorrectes.
Suppression: demander la suppression des données lorsque c’est légalement autorisé.
Restriction: limiter le traitement de tes données sous certaines conditions.
Objection: s’opposer au traitement à des fins spécifiques.
Portabilité des données: obtenir une copie de tes données dans un format structuré.

vii. Durée du stockage des données

Les données personnelles sont traitées et stockées au format papier et/ou numérique, et protégées à l’aide de mesures appropriées. La conservation des données n’excède pas la période nécessaire permettant d’atteindre les objectifs pour lesquels les données ont été collectées, sauf si une période de conservation plus longue s’avère nécessaire pour satisfaire à des obligations légales, gérer des demandes émises par des autorités compétentes ou assurer une protection judiciaire, sous réserve des délais de prescription ordinaires.

Spécifiquement, dans le cadre des directives de conservation des données d’IKEA:

Si le signalement est considéré comme non admissible, les données personnelles seront conservées pendant 30 jours à partir de la décision de non-admissibilité.
Si le signalement est classé comme un incident admissible, les données personnelles seront conservées pendant 10 ans à partir de la communication de la conclusion de l’enquête.

La conservation peut être prolongée au-delà de ces périodes, si nécessaire, pour les réclamations, les litiges, le respect des obligations légales ou les demandes des autorités compétentes. À l’issue de la période de conservation, tes données personnelles seront soit supprimées de manière définitive ou anonymisées de façon irréversible, conformément aux politiques de protection des données d’IKEA.

Accéder à la Trust line d’Ingka Group

Écrire un message

Après avoir cliqué sur le lien ci-dessus, tu devras en premier lieu sélectionner une langue. Tu pourras ensuite rédiger ton message. Prépare également une feuille de papier et un stylo afin de pouvoir noter le numéro de dossier qui te sera attribué par le système. Ce numéro te permettra de consulter ton dossier à chaque fois que tu le souhaites.