Trust line

Die Bereitstellung unseres Meldekanals erfolgt gemäss Schweizerischem Recht (Art. 964j ff., Schweizerisches Obligationenrecht [OR] und Schweizerische Verordnung über Sorgfaltspflichten, Transparenz und Meldungen bezüglich Mineralien und Metallen aus Konfliktgebieten und Kinderarbeit, [VSoTr]) und das Beschwerdeverfahren unterliegt den Sorgfaltspflichten nach Schweizerischem Recht. Zum Übermitteln deiner Angaben stehen dir die folgender IKEA Meldekanal offen:

Kundenbeschwerden, Fragen oder Probleme im Zusammenhang mit deiner Bestellung und deinem Einkauf sollten nur über den Kundenservice gemeldet werden und werden nicht von unserer Trust line bearbeitet. Vielen Dank für dein Verständnis.

1. Wann sollte ich einen Vorfall melden?

Bei den folgenden Bedenken:

• Mögliche Verstösse gegen Vorschriften oder Gesetze (insbesondere rechtliche Vorschriften zu Mineralien aus Konfliktgebieten und Kinderarbeit nach dem Schweizerischen Obligationenrecht und der Verordnung über Sorgfaltspflichten, Transparenz und Meldungen)
• Mögliche Missachtung von Arbeitsschutzbestimmungen       
• Mögliche Missachtung von Datenschutzbestimmungen
• Korruption oder andere Straftaten
• Mögliche Missachtung von Menschen- und Umweltrechten
• Risiken für Mensch und Umwelt bei IKEA oder bei einem Zulieferer.

2.  Kann das Melden eines Vorfalls meiner Position oder meinem Ruf schaden?

Selbstverständlich ist es für uns enorm wichtig, dass alle relevanten Vorschriften und Gesetze eingehalten werden. Unser Erfolg basiert auf unseren Grundwerten: Ehrlichkeit, Respekt, Fairness, Integrität und die Einhaltung von Gesetzen. Sei also versichert: Der Versuch, für diese Werte einzutreten, wird in keiner Weise deiner Position oder deinem Ruf schaden. Weder akzeptieren noch tolerieren wir jegliche Diskriminierung oder Bestrafung, wenn man das Richtige tut.

3.  Was passiert, nachdem ich einen Vorfall gemeldet habe?

Nach dem Erhalt deiner Nachricht: 

• Wir bestätigen dir den Erhalt deiner Nachricht.
• Wir prüfen, ob die von dir gemeldete Straftat in den Zuständigkeitsbereich der Vertrauens- und Meldestelle fällt.
• Wir bleiben mit dir in Verbindung.
• Wir prüfen die Gültigkeit deiner Meldung.
• Gegebenenfalls bitten wir dich um weitere Informationen.
• Wir ergreifen geeignete weiterführende Massnahmen. Über die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemassnahmen und die hierfür vorliegenden Gründe informieren wir dich innerhalb von drei Monaten nach Empfangsbestätigung, sofern dadurch weder die laufenden Untersuchungen noch die Rechte der betroffenen Personen gefährdet werden.

Von der Trust line ergriffene Folgemassnahmen sind beispielsweise:

• Durchführung interner Untersuchungen mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin bzw. der entsprechenden Unternehmenseinheit und Kontaktaufnahme mit den betroffenen Personen und Arbeitseinheiten.
• Verweis an andere zuständige Stellen
• Einstellung des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise bzw. aus anderen Gründen
• Übergabe des Falls an unsere interne Ermittlungsabteilung oder eine zuständige Behörde zur weiteren Untersuchung.

Angabe einer zuständigen Kontaktstelle, sollte der gemeldete Vorfall nicht in den Zuständigkeitsbereich der Trust line fallen.

Wir empfehlen dir, dich mit deiner Fallnummer regelmässig in das System der Trust line einzuloggen, da wir dir möglicherweise weitere Fragen stellen oder dich um wichtige Informationen zu dem von dir gemeldeten Vorfall bitten.

4. Wer wird meinen Fall bearbeiten?

Die Trust line wird so wenige Personen wie möglich in die Bearbeitung eines Falles einbeziehen. Die einem Fall zugewiesenen Mitarbeiter:innen sind speziell geschult und zu Vertraulichkeit verpflichtet. Sie sind die einzigen IKEA Mitarbeiter:innen, die zunächst Zugriff auf die der Trust line gemeldeten Fälle haben.

Sofern du deine Identität offengelegt hast, wird sie zusammen mit deiner Meldung an die verantwortlichen Personen innerhalb der Trust line weitergeleitet. Im Falle weiterführender Untersuchungen werden diese Informationen auch an die für die Bearbeitung deines Falles zuständigen Personen weitergeleitet.

Die zur Durchführung weiterer Untersuchungen oder zum Ergreifen von Massnahmen berechtigen Personen stehen innerhalb des Unternehmens mindestens eine Ebene über der Person, die den Vorfall gemeldet hat.

5. Kann ich zu einem späteren Zeitpunkt weitere Informationen nachreichen?

Möglicherweise kommt die verantwortliche Person bei der Trust line mit weiteren Fragen auf dich zu. Diese Fragen werden im System der Trust line hinterlegt, damit du darauf antworten kannst. Du kannst darauf über deine Fallnummer zugreifen. Deine Antworten kannst du über denselben Meldekanal einsenden wie deine ursprüngliche Meldung. Wir raten von anonymen Meldungen ab, um falschen Anschuldigungen und unnötigen Untersuchungen vorzubeugen. Wir empfehlen dir, bei einer Meldung immer deinen vollständigen Namen anzugeben. Wir werden die nötigen Massnahmen zum Schutz deiner Identität ergreifen.

6. Wie kann ich den aktuellen Stand meines Falls einsehen?

Nach der Meldung eines Vorfalls an die Trust line wird dir eine Fallnummer zugewiesen. Diese Fallnummer wird dir von uns mitgeteilt. Du kannst dich jederzeit in das System der Trust line einloggen, um auf deine Meldung und die nachfolgende Kommunikation zuzugreifen. Die bei der Trust line verantwortlichen Personen werden dir den Eingang deiner Meldung bestätigen und dich über jegliche Fortschritte auf dem Laufenden halten. Innerhalb von drei Monaten nach der Empfangsbestätigung informieren sie dich ebenso über die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemassnahmen und die hierfür vorliegenden Gründen, sofern dadurch weder die laufenden Untersuchungen noch die Rechte der betroffenen Personen gefährdet werden.

7. Wer hat Zugriff auf meinen Fall und wie wird er gespeichert?

Wir ergreifen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen zum Schutz der vertraulichen Daten, die der Trust line zu einem Fall mitgeteilt werden, damit diese nicht zerstört oder (unabsichtlich oder absichtlich) manipuliert werden, verloren gehen oder unbefugten Personen zugänglich sind. Deine Meldung wird absolut vertraulich behandelt. Wir werden den von dir gemeldeten Vorfall einzig im erforderlichen Umfang an unbefugte Personen weiterleiten, die zu Vertraulichkeit verpflichtet sind.

8. Könnte das Melden eines Vorfalls der Position oder dem Ruf der jeweiligen Person oder des jeweiligen Unternehmens schaden?

Alle betroffenen Parteien werden gerecht und gleich behandelt. Sollte entschieden werden, dass eine Untersuchung erforderlich ist, werden die betroffenen Personen oder Unternehmen informiert. Die beschuldigten Personen und Vertragspartner erhalten von uns die Möglichkeit, ihre Sicht der Dinge darzulegen. Entscheidungen über mögliche Konsequenzen erfolgen auf der Grundlage von Fakten.

9. Datenschutz

              i.         Wer verarbeitet deine persönlichen Daten?

IKEA AG (nachfolgend das «Unternehmen» oder IKEA), mit eingetragenem Sitz in Müslistrasse 16, 8957 Spreitenbach,verarbeitet als Datenverantwortlicher gemäss dem Schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und anderen anwendbaren Datenschutzgesetzen deine persönlichen Daten.

Bei Fragen oder zum Ausüben deiner Rechte bezüglich der Verarbeitung deiner persönlichen Daten kannst du dich an unseren Datenschutzbeauftragten oder unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

• Per E-Mail an: [email protected]
• Per Post an: Müslistrasse 16, 8957 Spreitenbach, z. H. Team für Informationssicherheit und Datenschutz 

              ii.         Verwendung deiner persönlichen Daten und Grundlage für die Verwendung  

IKEA verarbeitet deine persönlichen Daten im Rahmen der unternehmenseigenen Meldemechanismen. Dazu gehört auch die Trust line, ein vertrauliches Online-Meldesystem, über das Personen ihre Bedenken bei Praktiken oder Handlungen melden können, die als Verstoss gegen geltende Gesetze, den Verhaltenskodex von IKEA und andere interne Richtlinien angesehen werden können.

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• Personen, die Bedenken melden (sogenannte «Hinweisgeber:innen»).
• Angeblich beteiligte Personen, Zeugen und Zeuginnen und andere in der Meldung erwähnte Personen.

Persönliche Daten werden zu folgenden Zwecken manuell und elektronisch verarbeitet:

a) Bearbeitung der Meldungen: Einschliesslich Untersuchungen, Gegenmassnahmen, Beobachtung des Falls, Vorkehrungen gegen Vergeltungsmassnahmen und Informationen über die Ergebnisse an die Hinweisgeber:innen;

b) Berichterstattung an die Geschäftsleitung: Bereitstellung anonymisierter Zusammenfassungen der bearbeiteten Meldungen;

c) Einhaltung von Gesetzen: Erfüllung der Verpflichtungen gemäss den geltenden Gesetzen und Vorschriften.

Die Identität des Hinweisgebers oder der Hinweisgeberin und sämtliche diesbezüglichen Informationen werden nur mit ausdrücklicher Genehmigung offengelegt, sofern dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Ist es erforderlich, die Identität einer beschuldigten Person zu Untersuchungszwecken offenzulegen, dann erfolgt diese Offenlegung in Übereinstimmung mit dem Gesetz.

              iii.         Grund für die Angabe deiner persönlichen Daten

Du kannst deine Berichte anonym oder nicht anonym einreichen. Die Angabe deiner Identität und gegebenenfalls die Genehmigung zur Offenlegung kann eine gründliche Untersuchung des Falls und dessen Lösung erleichtern. Alle persönlichen Daten und Identitäten werden streng vertraulich behandelt.

              iv.         Von uns verwendete persönliche Daten

Wir verarbeiten einzig die persönlichen Daten, die für die unter Punkt ii genannten Zwecke erforderlich sind. Dazu können gehören:

• Lebenslauf- und Identifikationsdaten.
• Kontaktdaten.
• Beschäftigungsdaten (z. B. Arbeitszeitnachweise, Rechnungen).
• Detaillierte Angaben zu den Vorwürfen.
• Dokumentation, Bilder oder Kommunikationsinhalte.
• IT-bezogene Daten, wie z. B. Zugriffsprotokolle.

Wir erheben oder verarbeiten keine sensiblen Daten, es sei denn, diese sind direkt relevant und werden im Rahmen des untersuchten Falls freiwillig bereitgestellt.

              v.         Wohin wir deine persönlichen Daten übermitteln

IKEA verarbeitet deine persönlichen Daten vornehmlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz. In Einzelfällen können Daten unter Einhaltung des DSG und internationaler Abkommen auch ausserhalb dieser Gebiete, einschliesslich in die USA, übertragen werden. Um auch bei derartigen Übertragungen ein gleichwertiges Schutzniveau zu gewährleisten, werden diese durch Standardvertragsklauseln, Verschlüsselung und andere technische Massnahmen geschützt.

              vi.         Deine Rechte in Bezug auf deine persönlichen Daten

Gemäss DSG hast du die folgenden Rechte, es sei denn, ihre Ausübung würde die Wahrung der Vertraulichkeit des Hinweisgebers oder der Hinweisgeberin gefährden: 

• Zugang: Anforderung von Informationen zu den Daten, die wir über dich verarbeiten.
• Berichtigung: Bitte um Berichtigung fehlerhafter Daten.
• Löschung: Bitte um Löschung von Daten, wo dies rechtlich zulässig ist.
• Einschränkung: Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten unter bestimmten Bedingungen.
• Einspruch: Ablehnung der Verarbeitung für bestimmte Zwecke.
• Datenübertragbarkeit: Erhalt einer Kopie deiner Daten in einem strukturierten Format.

              vii.         Speicherungsdauer von Daten

Persönliche Daten werden sowohl in Papierform als auch in digitaler Form verarbeitet und gespeichert und mittels geeigneter Sicherheitsmassnahmen geschützt. Die Datenspeicherung wird nicht über den Zeitraum hinausgehen, der zur Erfüllung der Zwecke, für die die Daten erhoben wurden, erforderlich ist, es sei denn, eine längere Speicherung ist erforderlich, um gesetzlichen Verpflichtungen zu entsprechen, Anfragen von zuständigen Behörden nachzukommen oder den rechtlichen Schutz zu gewährleisten, wobei die üblichen Verjährungsfristen gelten.

Insbesondere in Übereinstimmung mit den Richtlinien von IKEA zur Datenspeicherung:

• Wird deine Meldung als unbegründet eingestuft, werden persönliche Daten ab dem Moment dieser Einstufung für einen Zeitraum von 30 Tagen aufbewahrt.
• Wird deine Meldung als begründeter Vorfall eingestuft, werden persönliche Daten ab der Mitteilung über das abschliessende Ergebnis der Untersuchung für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt.

Sofern dies für Ansprüche, Rechtsstreitigkeiten, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder Anfragen von zuständigen Behörden erforderlich ist, kann die Speicherung über diese Zeiträume hinaus verlängert werden. Nach Ablauf der Speicherungsfrist werden deine persönlichen Daten gemäss den Datenschutzrichtlinien von IKEA entweder dauerhaft gelöscht oder unwiderruflich anonymisiert.

Nachricht verfassen

Nachdem du auf den oben stehenden Link geklickt hast, musst du zunächst die Sprache auswählen. Dann kannst du deine Nachricht verfassen. Bitte lege dir Stift und Papier bereit, um dir die vom System erteilte Fallnummer zu notieren. Über diese Nummer kannst du deinen Fall immer direkt aufrufen.