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So richtest du einen Raum für erfolgreiche (und angenehm kurze) Besprechungen ein

Einmal am Tag, in der Woche, im Monat, im Quartal – manche Besprechungen lassen sich einfach nicht durch E-Mails ersetzen. Wenn du einen Besprechungsraum einrichtest, solltest du auf reibungslose Abläufe und eine motivierende Umgebung achten. Denn auch Pflichttermine sollen produktiv und effizient absolviert werden.

Es ist ein modernes Sitzungszimmer mit zwei MITTZON Konferenztischen in Birkenfurnier/Weiss und beigefarbenen Konferenzstühlen vor einem grossen TV-Bildschirm zu sehen.
Es ist ein modernes Sitzungszimmer mit zwei MITTZON Konferenztischen in Birkenfurnier/Weiss und beigefarbenen Konferenzstühlen vor einem grossen TV-Bildschirm zu sehen.

Achte auf den ersten Eindruck

Die Stimmung einer Besprechung steht oft schon fest, bevor ihr zur Tagesordnung übergeht. Mach den Raum mit einladenden Stühlen und Tischen zu einem angenehmen Aufenthaltsort.

Stühle als Sinnbild für Komfort, Unterstützung und Fürsorge
Stühle mit geschwungenen Konturen wirken weicher und auf natürliche Weise einladender. Zusammenpassende Stühle bringen Einheitlichkeit in den Raum und vermitteln allen das Gefühl, gleichberechtigt am Geschehen teilhaben zu können.

Grosszügige, stilvolle Tische
Für einen modernen, luftigen Look eignet sich ein robuster Tisch mit geraden Linien, minimalistischen Details und konischen oder abgewinkelten Beinen. Holz bringt Leichtigkeit und Wärme in den Raum.

Gut vorbereitet
Lege Papier, Stift und einen Kaffeebecher auf jeden Platz. Ein höhenverstellbarer, klappbarer Laptoptisch auf Rollen erleichtert dem Moderator/der Moderatorin die Arbeit.

Zu Konferenztischen
In einem modernen Sitzungszimmer stehen LÅNGFJÄLL Konferenzstühle in Beige/Weiss unter zwei Konferenztischen.
Zu Konferenztischen

Wände clever und selektiv nutzen

Um die ruhige, besonnene Atmosphäre zu unterstreichen, solltest du die Wände nicht überfüllen, sondern auf grosse und praktische Elemente setzen.

 

  • Dominante Farben geben den Ton im Raum an, helles Türkis, Grau, Weiss und Holztöne wirken entspannt und ruhig.
  • Ein grosses Kunstwerk und ein TV-Bildschirm/eine Projektionsfläche schaffen klare Schwerpunkte und reduzieren visuelles Chaos.
  • Whiteboards und Notiztafeln sind in jedem Tagungsraum ein Muss. Sie bringen Ordnung in das Durcheinander von Geistesblitzen und Klebezetteln. Ausserdem können sie einfach beiseite gerollt werden.

Zu Notiztafeln
Es ist ein Sitzungszimmer mit einem Tisch zu sehen, neben dem ein MITTZON Gestell mit Rollen mit einem Whiteboard und akustischer Abschirmung zu erkennen sind.
Zu Notiztafeln

Leicht bedienbare, gut integrierte Technik

Technische Schwierigkeiten lassen sich nicht immer vermeiden, aber du kannst einen Besprechungsraum so einrichten, dass sie weniger wahrscheinlich sind und weniger Stress verursachen.

 

  • Arbeite mit smarter Beleuchtung, damit die Teilnehmenden das Licht per Fernbedienung dimmen oder ein- und ausschalten können, ohne ihren Platz zu verlassen. Auch smarte Rollos können hilfreich sein.
  • Reduziere Kabelsalat mit Konferenztischen, die über Ansatzmodule für bequemes Aufladen verfügen.
  • Vergewissere dich, dass das WLAN-Passwort und die Kontaktdaten der IT-Abteilung leicht zugänglich und für alle sichtbar sind. Kennzeichne wichtige Kabel und stelle Kurzanleitungen für die fest installierte Raumtechnik zur Verfügung.

Es ist ein Sitzungszimmer mit einem MITTZON Konferenztisch in Birkenfurnier/Weiss, einem Laptop und einem Telefon zu sehen, das auf dem Tisch eingestöpselt ist.

Fülle den (verschliessbaren) Büromaterialschrank auf

Biete einfachen Zugang zu einer Vielzahl von Materialien, damit neuen Ideen keine Grenzen gesetzt sind. Bewahre Behälter mit Markern, Stiften, Bleistiften, Klebeband, Scheren und Papier in verschiedenen Formaten oder Ähnliches in Regalen oder Schränken auf. Der geschlossene Stauraum sorgt für Ordnung und bietet gleichzeitig Platz für wichtige Utensilien und Ersatzkabel. Ein abschliessbarer Schrank senkt die Wahrscheinlichkeit, dass teure Stifte auf abenteuerliche Reisen gehen.

Zu Aufbewahrungen & Schränken fürs Büro
Zwei weisse TROTTEN Schränke mit Schiebetüren stehen an einer Wand unter einem grossen TV-Bildschirm. Hinter einer geöffneten Tür sind Büromaterialien zu sehen.
Zu Aufbewahrungen & Schränken fürs Büro

Klare Grenzen setzen

Achte auf eine gut gestaltete Tagesordnung: Baue feste Pausen ein und halte einen motivierten Arbeitsfluss aufrecht. Auch wenn ein Besprechungsraum seine Umgebung widerspiegeln sollte, kann visuelle Abgrenzung unterschiedliche Verhaltensweisen fördern.

Besprechungsbereich
Dieser Bereich soll die Konzentration und die Kommunikation fördern und eine sachliche Distanz ermöglichen. Deshalb sind ruhige Farben, natürliche Materialien und angenehme Formen so wichtig.

Pausenbereich
In diesem separaten, aber leicht zugänglichen Pausenbereich könnt ihr gemütlich bei Erfrischungen zusammensitzen und neue Energie tanken. Darum ist dieser Raum dynamischer gehalten, mit hohen Möbeln, lebendigem Grün und glänzenden Fliesen.

Zu Barmöbeln
Eine Tür öffnet sich zu einem sonnendurchfluteten Café-Bereich mit weissen JANINGE Barhockern und schwarzen Bartischen.
Zu Barmöbeln