Vertrauensstelle

Meldestelle gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und Beschwerdeverfahren nach Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LKSG) von IKEA in Deutschland

IKEA nimmt jegliches Fehlverhalten im Arbeitsumfeld und in der Lieferkette sehr ernst. Über die Vertrauensstelle kannst du insbesondere folgende Sachverhalte und Verstöße melden:               

Wenn du das Gefühl hast, dass in deinem Arbeitsumfeld, im Vorfeld oder im Zusammenhang mit deiner beruflichen Tätigkeit bei IKEA gegen unternehmensinterne Vorgaben wie den Verhaltenskodex von IKEA, die Menschenrechtserklärung von IKEA in Deutschland, den IWAY und/oder gegen Regelungen oder Gesetze verstoßen wird, menschen- oder umweltbezogene Risiken bestehen oder Menschen- und Umweltrechte bei IKEA oder einem Zulieferer nicht eingehalten werden, kannst du dies jederzeit melden.

Eine Übersicht über die vom Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) erfassten Regelungen und Gesetze findet du in § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes, vom Beschwerdeverfahren des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz umfasste Sachverhalte findest du in § 10 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.  

Probleme, die deine Bestellung und deinen Einkauf betreffen, sind ausschließlich über IKEA Kontakt & Hilfe anzumerken und werden nicht von unserer Vertrauensstelle bearbeitet.

A.     IKEA interne Meldestelle – die Vertrauensstelle

Du kannst deine Hinweise über folgende IKEA Meldekanäle an uns richten:

Meldung in Textform

Nachdem du auf den obigen Link geklickt hast, wählst du zuerst eine Sprache aus. Dann kannst du deine Nachricht in deutscher oder englischer Sprache verfassen. Halte zudem bitte Papier und Stift bereit, damit du die Fallnummer aufschreiben kannst, die das System dir vorgibt. Mit dieser Nummer gelangst du immer wieder zu deinem Fall zurück.

Meldung in mündlicher Form

Du kannst Meldungen bei der Vertrauensstelle auch telefonisch machen: +49 800 1801733

Wenn du diese Telefonnummer anrufst, wirst du gebeten, folgenden Code anzugeben: 96543

Persönliche Kontaktaufnahme

Sofern du uns in deiner Meldung darum gebeten hast, werden wir innerhalb einer angemessenen Zeit einen persönlichen Kontakt herstellen zwischen dir und einer zuständigen Person unserer Vertrauensstelle.

B. Externe behördliche Meldestellen

Alternativ kannst du mögliches Fehlverhalten auch bei den zentralen externen Meldestellen der deutschen Bundesbehörden melden:

• beim Bundesamt für Justiz,
• beim Bundeskartellamt,
• und bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht.

In allen Fällen, bei denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und bei denen keine Repressalien zu befürchten sind, empfehlen wir dir eine Meldung an die oben genannte IKEA interne Meldestelle.      

1. Wann sollte ich einen Vorfall melden?

Mitarbeiter:innen von IKEA, Lieferanten und/oder externe Vertragspartner:innen können Sachverhalte melden, wie insbesondere Verdacht auf

• mögliche Verstöße gegen unternehmensinterne Vorgaben wie den Verhaltenskodex von IKEA,    
• mögliche Verstöße gegen die Menschenrechtserklärung von IKEA,
• mögliche Verstöße gegen den IWAY von IKEA,
• mögliche Verstöße gegen Regelungen oder Gesetze (insb. gemäß § 2 HinSchG und § 10 LKSG),    
• mögliche Verstöße gegen Arbeit- und Gesundheitsschutzvorschriften
• Korruption oder andere Straftatbestände
• mögliche Verstöße gegen Menschen- und Umweltrechte
• menschen- oder umweltbezogene Risiken

bei IKEA oder einem Zulieferer.   

2. Kann das Melden eines Vorfalls meiner Position und meinem Ansehen schaden?

Du kannst dir sicher sein, dass für uns die Einhaltung aller IKEA Vorgaben wie dem Verhaltenskodex, den Grundsatzdokumenten, dem IWAY sowie allen einschlägigen Regelungen und Gesetzen äußerst wichtig ist. Unser Erfolg basiert auf unseren Grundwerten: Ehrlichkeit, Respekt, Fairness, Integrität und Rechtskonformität. Wir versichern dir, dass dein Versuch, diese Werte zu wahren, deiner Position und deinem Ansehen auf keinen Fall schadet. Wir akzeptieren und tolerieren daher keine Diskriminierung oder Benachteiligung dafür, dass du das Richtige tust.

3. Was geschieht mit meiner Meldung?

Nach Eingang deiner Meldung

• bestätigen wir spätestens nach 7 Tagen, dass wir diese erhalten haben,
• prüfen wir, ob der von dir gemeldete Verstoß in den Anwendungsbereich der Vertrauens- und Meldestelle fällt,
• halten wir mit dir Kontakt,
• prüfen wir die Stichhaltigkeit deiner Meldung,
• bitten wir dich um weitere Informationen, sofern erforderlich,
• ergreifen wir angemessene Folgemaßnahmen, und

geben dir innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs eine Rückmeldung über die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe dafür, sofern dadurch nicht die laufenden Ermittlungen bzw. Rechte betroffener Personen beeinträchtigt werden.

Als Folgemaßnahmen kann unsere interne Vertrauensstelle insbesondere

• interne Untersuchungen beim Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren,
• dich an andere zuständige Stellen verweisen,
• das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen einstellen,
• das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen an eine bei uns zuständige Arbeitseinheit für interne Ermittlungen oder eine zuständige Behörde abgeben.

Deine Meldung wird von den Verantwortlichen nach dem 4-Augen-Prinzip bewertet. Verantwortliche der Vertrauensstelle sind speziell geschulte und ernannte Mitarbeiter:innen aus den Bereichen Ingka Group People & Culture oder Ingka Group Business Risk & Compliance. Gegebenenfalls wird dein Fall an den bzw. die zuständige*n Verantwortlichen der Vertrauensstelle (mindestens auf Landesebene) gesendet, der bzw. die sich weiter darum kümmert.

Falls dein gemeldeter Vorfall nicht unter die Zuständigkeit der Vertrauensstelle fällt, informieren wir dich, an wen du dich stattdessen wenden kannst.

Wir empfehlen, dich regelmäßig mit deiner Fallnummer im System der Vertrauensstelle anzumelden, da wir dir möglicherweise weitere Fragen stellen oder dich um wichtige Informationen zu deiner Meldung bitten.

4. Wer bearbeitet meinen Fall?

Die Vertrauensstelle wird so wenige Personen wie möglich in die Bearbeitung eines Falles einbeziehen. Alle Mitarbeiter:innen, die einen Fall bearbeiten, sind speziell geschult und zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Dies sind die einzigen IKEA Mitarbeiter:innen, die anfangs Zugriff auf die Fälle haben, die der Vertrauensstelle gemeldet wurden.

Deine Meldung und deine Identität, falls du sie preisgegeben hast, werden an die Verantwortlichen der Vertrauensstelle weitergeleitet. Sollte es weitere Untersuchungen geben, werden diese Informationen auch an die Verantwortlichen gesendet, die deinen Fall weiterbearbeiten.

Die Verantwortlichen, die für die weiteren Untersuchungen oder Maßnahmen ernannt werden, arbeiten in der betreffenden Organisation mindestens eine Ebene höher als die Person, die einen Vorfall gemeldet hat.

5. Kann ich weitere Informationen zu einem späteren Zeitpunkt liefern

Möglicherweise hat die verantwortliche Person der Vertrauensstelle weitere Fragen an dich. Diese Fragen werden im System der Vertrauensstelle für dich gespeichert. Mit deiner Fallnummer kannst du sie abrufen. Du kannst deine Antworten über denselben Meldekanal wie die Meldung deines Vorfalles übermitteln.

Um falsche Beschuldigungen und  entsprechende Untersuchungen zu vermeiden, raten wir von einer anonymen Meldung ab. Wir empfehlen dir, immer deinen Vor- und Nachnamen zusammen mit deiner Meldung bereitzustellen. Wir werden alle erforderlichen Maßnahmen unternehmen, um deine Identität zu schützen.

6. Wie erfahre ich von den Fortschritten in meinem Fall?

Nachdem du der Vertrauensstelle einen Vorfall gemeldet hast, wird diesem eine Nummer zugewiesen. Wir teilen dir diese Nummer mit. Du kannst dich jederzeit im System der Vertrauensstelle anmelden, um deine Meldung und die weitere Kommunikation dazu aufzurufen.

Die Verantwortlichen der Vertrauensstelle bestätigen dir innerhalb von sieben Tagen nach deiner Meldung deren Eingang, halten dich in der Folge gegebenenfalls über den Fortschritt informiert und geben dir innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs eine Rückmeldung über die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe dafür, sofern dadurch nicht laufende Ermittlungen bzw. Rechte betroffener Personen beeinträchtigt werden.

7. Wer hat Zugriff auf meinen Fall und wie wird er gespeichert?

Wir unternehmen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der vertraulichen Daten, die der Vertrauensstelle zu einem Fall mitgeteilt werden, damit diese nicht vernichtet oder manipuliert werden (versehentlich oder absichtlich), verloren gehen oder von nicht berechtigten Personen abgerufen werden. Deine Meldung wird vertraulich behandelt. Das bedeutet, dass wir deinen gemeldeten Vorfall nur im nötigen Umfang an zuständige Personen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind, weiterleiten.

8. Kann das Melden eines Vorfalls der Position und dem Ansehen der betroffenen Personen oder Unternehmen schaden?

Alle Betroffenen werden fair und gleichberechtigt behandelt. Wenn beschlossen wurde, dass eine Untersuchung erforderlich ist, werden die betroffenen Personen oder Unternehmen darüber informiert. Wir geben beschuldigten Personen und Vertragspartner:innen die Gelegenheit, ihre Sicht der Dinge darzulegen. Über eventuelle Konsequenzen wird anhand der Faktenlage entschieden.

9. Schutz personenbezogener Daten

Die IKEA Deutschland GmbH & Co. KG ist für die Vertrauensstelle  verantwortlich, somit also für die Verarbeitung deines Falls und deiner vertraulichen Daten. Richte deine Anfrage an den Datenschutzbeauftragten, IKEA Deutschland GmbH & Co. KG, Am Wandersmann 2-4, 65719 Hofheim-Wallau. E-Mail-Adresse: [email protected]

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten stehen dir folgende Rechte zu:

• das Recht, Auskunft über die gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO),
• das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO) und
• das Recht, deine Daten löschen zu lassen, sofern kein Rechtsgrund zur weiteren Speicherung vorliegt (Art. 17 DSGVO).  

10. Übertragung vertraulicher Daten

Einige vertrauliche Daten dürfen von den Einheiten der Ingka Group verarbeitet und an diese übertragen werden, sowohl innerhalb als auch außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums. Die Ingka Group stellt immer sicher, dass dies unter Einhaltung der Datenschutzgesetze geschieht.