Trust line
I nostro canale di segnalazione è messo a disposizione ai sensi del diritto svizzero (art. 964j segg., Codice delle obbligazioni svizzero [CO], e Ordinanza sugli obblighi di diligenza e trasparenza in relazione a minerali e metalli originari di zone di conflitto e al lavoro minorile [ODiT]) e la procedura di reclamo è conforme agli obblighi di diligenza previsti dal diritto svizzero. Puoi inviarci le tue informazioni attraverso il seguente canale IKEA:
I reclami, le questioni o le problematiche relativi al tuo ordine e al tuo acquisto devono essere segnalati solo tramite il servizio clienti e non saranno trattati dalla nostra linea Trust. Grazie per la tua comprensione.
1. Quando segnalare una preoccupazione?
Se sospetti:
- Eventuali violazioni di regolamenti e leggi (in particolare le disposizioni di legge sui minerali originari di zone di conflitto e al lavoro minorile ai sensi del Codice delle obbligazioni svizzero e all’Ordinanza sugli obblighi di diligenza e trasparenza)
- Eventuali violazioni delle norme in materia di salute e sicurezza sul lavoro
- Eventuali violazioni delle leggi sulla protezione dei dati personali
- Corruzione o altri reati
- Eventuali violazioni dei diritti umani e ambientali
- Rischi per le persone o l’ambiente presso IKEA o presso un fornitore.
2. Segnalare una preoccupazione può compromettere la mia posizione e la mia reputazione?
Puoi avere la certezza che il rispetto di tutti i regolamenti e delle leggi pertinenti è estremamente importante per noi. Il nostro successo si basa sui nostri valori fondamentali: onestà, rispetto, equità, integrità e conformità legale. Ti assicuriamo che il tuo tentativo di sostenere tali valori non comprometterà in alcun modo la tua posizione o la tua reputazione. Di conseguenza, non accettiamo né tolleriamo alcuna forma di discriminazione o di penalizzazione per aver fatto la cosa giusta.
3. Cosa succede dopo che ho effettuato una segnalazione?
Dopo aver ricevuto il tuo messaggio:
- Ti confermiamo di averlo ricevuto
- Verifichiamo se la violazione che hai segnalato rientra nelle competenze dell’organo di mediazione e segnalazione
- Restiamo in contatto con te
- Verifichiamo la validità della tua segnalazione
- Ti chiediamo ulteriori informazioni, se necessario
- Adottiamo misure conseguenti appropriate e ti forniamo un feedback su quelle pianificate o già avviate, così come sulle relative motivazioni, entro tre mesi dalla conferma di ricevimento, purché ciò non comprometta le indagini in corso o i diritti delle persone coinvolte.
Tra le misure conseguenti possibili, la nostra Trust Line può in particolare:
- Condurre indagini interne con il datore di lavoro o la rispettiva unità organizzativa e contattare le persone e le unità coinvolte
- Indirizzarti ad altri organismi competenti
- Interrompere il procedimento per mancanza di prove o per altri motivi
- Riferire il caso alla nostra unità d’indagine interna o a un’autorità competente per ulteriori indagini.
Se la preoccupazione o il problema che hai segnalato non rientra nelle competenze della Trust Line, ti indichiamo chi puoi contattare.
Ti raccomandiamo di collegarti regolarmente alla Trust Line utilizzando il tuo numero di pratica, perché potremmo farti ulteriori domande o chiederti informazioni importanti sul problema da te segnalato.
4. Chi gestirà la mia pratica?
La Trust Line coinvolgerà il minor numero possibile di persone nel trattamento di una pratica. Tutto il personale assegnato a una pratica è specificamente formato e tenuto alla riservatezza. Sono gli unici collaboratori e collaboratrici IKEA che inizialmente hanno accesso ai casi segnalati alla Trust Line.
La tua segnalazione e la tua identità, se hai scelto di rivelarla, sarà condivisa con i/le responsabili della Trust Line. In caso di ulteriori indagini, questa informazione sarà condivisa anche con i/le responsabili del trattamento della tua pratica.
Le persone incaricate di svolgere ulteriori indagini o di prendere provvedimenti operano nell’organizzazione almeno a un livello superiore rispetto a chi ha segnalato la preoccupazione o il problema.
5. Posso fornire ulteriori informazioni in un secondo momento?
La persona responsabile della Trust Line potrebbe avere altre domande da porti. Queste domande vengono memorizzate nel sistema della Trust Line affinché tu possa rispondere. Puoi richiamarle utilizzando il tuo numero di pratica. Puoi inviare le risposte tramite lo stesso canale di segnalazione utilizzato per segnalare il problema. Per evitare false accuse e relative indagini, ti sconsigliamo di effettuare segnalazioni anonime. Ti raccomandiamo di indicare sempre il tuo nome e cognome nella tua segnalazione. Adotteremo tutte le misure necessarie per proteggere la tua identità.
6. Come posso sapere a che punto è la mia pratica?
Dopo aver segnalato un problema alla Trust Line, ti viene assegnato un numero di pratica. Provvederemo noi a comunicartelo. Puoi collegarti alla Trust Line in qualsiasi momento per accedere alla tua segnalazione e ad altre comunicazioni. I/Le responsabili della Trust Line confermeranno il ricevimento della tua segnalazione, ti terranno al corrente dell’evoluzione della tua pratica e ti forniranno un feedback sulle misure conseguenti pianificate o già adottate, così come sulle relative motivazioni, entro tre mesi dalla conferma di ricevimento, purché ciò non comprometta le indagini in corso o i diritti delle persone coinvolte.
7. Chi ha accesso alla mia pratica e come viene conservata?
Adottiamo tutte le misure di sicurezza tecniche e organizzative necessarie per proteggere i dati riservati comunicati all’organo di mediazione in merito a un caso, affinché non vengano distrutti o manipolati (accidentalmente o intenzionalmente), persi o resi accessibili a persone non autorizzate. La tua segnalazione sarà trattata in modo confidenziale. Trasmetteremo la preoccupazione o il problema da te segnalato solo nella misura necessaria a persone non autorizzate, che sono tenute a mantenere la riservatezza.
8. La segnalazione di una preoccupazione potrebbe compromettere la posizione e la reputazione della persona o dell’azienda coinvolta?
Tutte le parti interessate sono trattate in modo equo e paritario. Se un’indagine si rende necessaria, le persone o le aziende interessate saranno informate. Alle persone accusate e ai partner contrattuali diamo l’opportunità di esporre la loro versione della storia. Le eventuali conseguenze saranno decise sulla base dei fatti.
9. Protezione dei dati personali
Chi tratta i tuoi dati personali
IKEA AG (di seguito l’«azienda» o IKEA), con sede legale in Müslistrasse 16, 8957 Spreitenbach, tratta i tuoi dati personali in qualità di titolare del trattamento ai sensi della Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e delle altre leggi applicabili sulla riservatezza dei dati.
Per eventuali domande, o se desideri esercitare i tuoi diritti relativi al trattamento dei tuoi dati personali, puoi contattare il nostro consulente per la protezione dei dati:
- Per e-mail: [email protected]
- Per posta: Müslistrasse 16, 8957 Spreitenbach, all’attenzione del team per la sicurezza delle informazioni e la protezione dei dati
ii. Come utilizziamo i tuoi dati personali e su quali basi
IKEA tratta i tuoi dati personali nell’ambito dei suoi meccanismi di segnalazione, tra cui la Trust Line: è un sistema di segnalazione confidenziale, che permette alle persone di segnalare preoccupazioni in merito a pratiche o azioni che si ritiene violino le leggi vigenti, il Codice di condotta IKEA o altre direttive interne.
La presente informativa sulla protezione dei dati si applica a:
- Persone che segnalano preoccupazioni o problemi (cosiddetti «whistleblowers» o «segnalanti»).
- Presunte persone coinvolte, testimoni o altre persone menzionate nella segnalazione.
I dati personali vengono trattati manualmente ed elettronicamente per le seguenti finalità:
a) Gestione delle segnalazioni: Comprese indagini, misure correttive, monitoraggio del caso, azioni anti-ritorsione e tenere al corrente i/le segnalanti dei risultati;
b) Riferire alla Direzione: fornire sintesi aggregate e anonime delle segnalazioni gestite;
c) Conformità legale: adempimento degli obblighi previsti dalle leggi e dai regolamenti applicabili.
L’identità del/della segnalante e tutte le informazioni correlate vengono divulgate solo dietro espressa autorizzazione, salvo richiesto dalla legge. Se, ai fini dell’indagine, si rende necessario rivelare l’identità di una persona presunta colpevole, tale divulgazione viene effettuata ai sensi di legge.
iii. Perché devi fornirci i tuoi dati personali
Puoi inviarci le tue segnalazioni in forma anonima e non. Tuttavia, fornire la tua identità e autorizzarne all’occorrenza la divulgazione può facilitare un’indagine approfondita e la sua risoluzione. Tutti i dati personali e le identità rimangono strettamente riservati.
iv. Quali dati personali utilizziamo
Trattiamo solo i dati personali necessari per conseguire le finalità menzionate al punto ii. Possono comprendere:
- Dati biografici e identificativi.
- Informazioni di contatto.
- Dati relativi all’occupazione (ad es. fogli di presenza, fatture).
- Informazioni dettagliate sulle accuse.
- Documentazione, immagini o contenuti di comunicazione.
- Dati informatici, come registri di accesso.
Non chiediamo né intendiamo trattare dati sensibili, salvo non siano direttamente pertinenti e forniti volontariamente nell’ambito del caso in esame.
v. Dove trasferiamo i tuoi dati personali
IKEA tratta i tuoi dati principalmente all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE) e della Svizzera. In casi limitati, i dati possono essere trasferiti al di fuori di tali aree, anche negli Stati Uniti, ai sensi della LPD e degli accordi internazionali. Tali trasferimenti sono protetti da clausole contrattuali standard, crittografia e altre misure tecniche, al fine di garantire livelli di protezione equivalenti.
vi. I diritti che puoi esercitare sui tuoi dati personali
La LPD ti garantisce i diritti seguenti, salvo che il loro esercizio metta a rischio la riservatezza del/della segnalante:
- Accesso: richiedere informazioni sui dati che trattiamo su di te.
- Rettifica: chiedere che i dati inesatti siano rettificati.
- Cancellazione: chiedere la cancellazione dei dati, ove consentito dalla legge.
- Restrizione: limitare il trattamento dei tuoi dati a determinate condizioni.
- Obiezione: opporsi al trattamento per finalità specifiche.
- Portabilità dei dati: ottenere una copia dei tuoi dati in un formato strutturato.
vii. Durata di conservazione dei dati
I dati personali sono trattati e conservati in formato cartaceo e/o digitale e protetti con misure di sicurezza adeguate. I dati sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti, a meno che si renda necessario conservarli per un periodo più lungo per adempiere agli obblighi di legge, soddisfare le richieste delle autorità competenti o garantire la tutela giudiziaria, nel rispetto dei termini di prescrizione ordinari.
In particolare, in conformità alle direttive sulla conservazione dei dati di IKEA:
- Se la segnalazione è ritenuta inammissibile, i tuoi dati personali saranno conservati per 30 giorni a partire dalla decisione di inammissibilità.
- Se la segnalazione è ritenuta una preoccupazione fondata, i tuoi dati personali saranno conservati per 10 anni a partire dalla comunicazione dell’esito finale dell’indagine.
La conservazione può essere prolungata oltre questi periodi, se necessario, per reclami, controversie, rispetto degli obblighi legali o richieste delle autorità competenti. Al termine del periodo di conservazione, i tuoi dati personali saranno cancellati definitivamente o anonimizzati in modo irreversibile, in conformità alle direttive di protezione dei dati di IKEA.
Scrivi un messaggio
Dopo aver cliccato sul link qui sopra, devi selezionare una lingua. Poi puoi scrivere il tuo messaggio. Tieni a portata di mano carta e penna per annotare il numero di pratica fornito dal sistema. Questo numero ti rimanderà sempre alla tua pratica.