Vertrauensstelle

1. Was ist die IKEA Vertrauensstelle?

Die IKEA Vertrauensstelle ist eine gesetzlich vorgesehene Einrichtung, um Fehlverhalten zu melden. Die Vertrauensstelle kann Hinweise auf Fehlverhalten bearbeiten. Hinweisgeber:innen werden dabei besonders geschützt. Die Basis für diese Vertrauensstelle bildet das österreichische HinweisgeberInnenschutzgesetz. Das Ziel dieses Gesetzes ist die Erhöhung der Bereitschaft zu rechtmäßigem Verhalten in Lebensbereichen von besonderem öffentlichem Interesse, indem Hinweisen auf Rechtsverletzungen einfache Verfahren mit vorhersehbaren Abläufen zur Verfügung stehen. IKEA Österreich betreibt die Vertrauensstelle im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen. 

2. Wer kann sich an die IKEA Vertrauensstelle wenden?

An die Vertrauensstelle können sich alle (ehemaligen) IKEA Mitarbeiter:innen, Bewerber:innen sowie (ehemalige) Mitarbeiter:innen von Auftragnehmern und (Sub-)Lieferanten von IKEA wenden. 

3. Welche Art von Hinweisen können an die IKEA Vertrauensstelle gemeldet werden?

Die Vertrauensstelle kann Fälle von Fehlverhalten bearbeiten, die rechtliche Folgen nach sich ziehen. Diese sind im österreichischen HinweisgeberInnenschutzgesetz entsprechend verankert. Beispiele für derartiges Fehlverhalten:

• Verdacht auf Korruption
• Verbraucherschutz
• Produktsicherheit- und Konformität
• Lebensmittelsicherheit
• Umweltschutz
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz und Informationssystemen
• Finanzdienstleistungen, Geldwäsche 

Ausgenommen sind beispielsweise die Bereiche Arbeitsrecht (wie Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzgesetz, Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz) und Strafrecht (mit Ausnahme von Tatbeständen im Zusammenhang mit Korruption). 

4. Kann das Melden eines Hinweises meiner Position schaden?

​Wenn du deinen Hinweis in gutem Glauben gemeldet hast, schadet es deiner Position auf keinen Fall. Die Einhaltung der internen Regeln (z. B. des Verhaltenskodex und der Grundsatzdokumente des IKEA Konzerns) sowie der geltenden Gesetze und Vorschriften sind uns im IKEA Konzern äußerst wichtig. Unser Erfolg basiert auf unseren Grundwerten: Ehrlichkeit, Respekt, Fairness und Integrität. Du kannst dir sicher sein, dass dein Versuch, diese Werte zu wahren, deiner Position auf keinen Fall schadet. Wir akzeptieren und tolerieren im IKEA Konzern daher keine Diskriminierung oder Bestrafung dafür, dass du das Richtige tust. 

5. Wer bearbeitet Hinweise in der IKEA Vertrauensstelle?

Die Vertrauensstelle wird von Group Risk Management & Compliance sowie Group People & Culture in enger Zusammenarbeit betrieben. Sie besteht aus einem kleinen Team aus speziell geschulten und ernannten Mitarbeiter:innen von Group People & Culture und Group Risk Management & Compliance. Sie sind die einzigen IKEA Mitarbeiter:innen, die anfangs Zugriff auf die der IKEA Vertrauensstelle gemeldeten Hinweise haben. Der People & Culture oder Business Risk & Compliance Manager, der zum Verantwortlichen für die weiteren Untersuchungen oder Maßnahmen ernannt wird, arbeitet in der betreffenden Organisation mindestens eine Ebene höher als der/die Mitarbeiter:in, der das Problem gemeldet hat (mindestens auf Landesebene). Er/Sie kann sich für die Bearbeitung des Falls die Unterstützung eines/einer geeigneten Mitarbeiter:in holen. Grundsätzlich versucht die Vertrauensstelle, so wenige Personen wie möglich in die Bearbeitung eines Falles einzubeziehen. Alle Mitarbeiter:innen, die einen Fall bearbeiten, sind speziell geschult und zur Vertraulichkeit verpflichtet. 

6. Ich habe einen Hinweis gemeldet. Wie geht es jetzt weiter?

Dein Hinweis (und deine Identität, falls du sie preisgegeben hast) werden an die Manager der Vertrauensstelle weitergeleitet und von ihnen nach dem 4-Augen-Prinzip bewertet. Sollten weitere Untersuchungen angestellt werden, werden diese Informationen auch an die Verantwortlichen gesendet, die deinen Fall weiter bearbeiten. Du erhältst innerhalb einer Woche nach dem Erstellen deines Falls eine Antwort mit Informationen dazu, wie dein Hinweis weiter bearbeitet wird. Wenn du alle erforderlichen Informationen angegeben hast und es sich um schwerwiegendes Fehlverhalten am Arbeitsplatz handelt, wird dein Fall an den verantwortlichen P&C oder Risk Manager (mindestens auf Landesebene) gesendet, der sich weiter darum kümmert. Wenn dein Hinweis von der Vertrauensstelle weiter untersucht wird, entscheidet der verantwortliche P&C oder Risk Manager, welche Schritte als nächstes unternommen werden. Dies kann eine Untersuchung, eine weniger formelle Maßnahme oder die Weitergabe an die entsprechenden Behörden sein. Der P&C oder Risk Manager kann sich für die Bearbeitung deines Falls die Unterstützung eines geeigneten Mitarbeiters holen. Der verantwortliche P&C oder Risk Manager kann sich auch dafür entscheiden, keine weiteren Schritte einzuleiten, weil er beispielsweise zu wenige Informationen hat. Deshalb solltest du dein Problem so genau wie möglich schildern.  Falls wir noch nicht alle erforderlichen Informationen zu deinem Fall haben, bitten wir dich um weitere Details. Falls wir diese Details nicht erhalten, können wir den Fall nicht weiter bearbeiten und müssen ihn schließen. Falls dein Hinweis nicht in die Zuständigkeit der Vertrauensstelle fällt, erklären wir dir, wo du deinen Hinweis stattdessen melden kannst und wie das funktioniert.

7. Wie erfahre ich von den Fortschritten in meinem Fall?

Nachdem du der IKEA Vertrauensstelle deinen Hinweis gemeldet hast, wird deinem Fall eine Nummer zugewiesen. Mit dieser Nummer kannst du dich jederzeit im System der IKEA Vertrauensstelle anmelden, um deinen Fall und die weitere Kommunikation aufzurufen. Es ist wichtig, dass du dich regelmäßig mit deiner Fallnummer im System der Vertrauensstelle anmeldest, da wir dir möglicherweise weitere Fragen stellen oder dich um wichtige zusätzliche Informationen zu deinem Hinweis bitten.

8. Ich habe einen Hinweis gemeldet. Kann ich später weitere Informationen liefern?

Möglicherweise hat der Manager der IKEA Vertrauensstelle weitere Fragen an dich. Diese Fragen werden im System der IKEA Vertrauensstelle für dich gespeichert. Mit deiner Fallnummer kannst du sie abrufen. Du kannst deine Antworten über dasselbe System wie deinen Hinweis übermitteln. Um falsche Beschuldigungen und die entsprechenden Untersuchungen dazu zu verhindern, raten wir von der anonymen Erstellung eines Hinweises ab. Du solltest stattdessen deinen Namen wie in diesem Dokument beschrieben hinterlassen. Wir werden alle erforderlichen Maßnahmen unternehmen, um deine Identität zu schützen.

9. Wer hat Zugriff auf meinen Fall und wie wird er gespeichert?

IKEA unternimmt alle erforderlichen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der vertraulichen Daten, die der Vertrauensstelle zu einem Fall mitgeteilt werden, damit sie nicht vernichtet oder manipuliert werden (versehentlich oder absichtlich), verloren gehen oder von nicht autorisierten Personen abgerufen werden. Wir setzen uns dafür ein, dass dein Fall im höchsten Maße vertraulich behandelt wird. Das bedeutet, dass wir deinen Hinweis nur im nötigen Umfang an relevante Personen weiterleiten. 

10. Kann das Melden eines Problems die Position der betroffenen Personen schaden?

Alle Personen werden fair und gleichberechtigt behandelt. Wenn beschlossen wurde, dass eine Untersuchung erforderlich ist, werden die betroffenen Personen darüber informiert. Wir geben beschuldigten Personen die Gelegenheit, ihre Sicht der Dinge darzulegen. Über eventuelle Konsequenzen wird anhand der Faktenlage entschieden. 

11. An wen kann ich mich für Fragen zur Organisation/Funktion der IKEA Vertrauensstelle wenden?

Die IKEA Vertrauensstelle wird von einer unabhängigen dritten Partei, People Intouch, betrieben. Die Anonymität der Meldenden und die Vertraulichkeit ihrer Meldung sind gewährleistet. Für weitere Informationen besuche die People Intouch Website.

12. Wie kann ich einen Hinweis melden?

Klicke hierzu auf den nachstehenden Link.

Rechte gemäß der Datenschutzgesetze

IKEA Austria GmbH ist für die Vertrauensstelle des IKEA Konzerns in Österreich verantwortlich, somit also für die Verarbeitung deines Falls und deiner vertraulichen Daten. Du kannst vom Verantwortlichen (i) Auskunft verlangen, ob und welche Daten über dich gespeichert werden und Kopien dieser Daten erhalten, (ii) die Berichtigung, Ergänzung, oder das Löschen deiner Daten verlangen, (iii) die Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten verlangen, (iv) aus Gründen, die sich aus einer besonderen Situation auf deiner Seite ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner Daten einlegen, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, (v) Daten, die du uns gegeben hast in einem übertragbaren Format verlangen und (vi) eine uns erteilte Einwilligung zur Verarbeitung deiner Daten widerrufen. 

Zur Geltendmachung aller vorgenannten Rechte wende dich bitte an: Post: IKEA Austria GmbH, Südring, 2334 Vösendorf, Österreich

E-Mail: [email protected]

Übertragung vertraulicher Daten

Einige vertrauliche Daten dürfen von den IKEA Konzern Einheiten verarbeitet und an diese übertragen werden. IKEA stellt immer sicher, dass dies unter Einhaltung der Datenschutzgesetze geschieht.