Signaler un cas préoccupant

Que puis-je signaler à la Ligne de confiance du Groupe Ingka ?

Vous pouvez signaler un acte commis sur le lieu de travail en rapport avec le Groupe Ingka qui vous semble illicite, de même que des infractions à la législation et à la réglementation européenne.

Vous êtes encouragé à signaler toute infraction à la législation de l'Union européenne survenant au sein du Groupe Ingka dans les domaines suivants :

• Marchés publics
• Services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme
• Sécurité et conformité des produits
• Sécurité des transports
• Protection de l'environnement
• Sécurité alimentaire, santé et bien-être des animaux
• Santé publique
• Protection des consommateurs
• Protection de la vie privée et des données personnelles et sécurité du réseau et des systèmes d'information

Qui peut signaler un cas qui lui semble préoccupant ?

• Werknemers van de Ingka Group (of het nu fulltime,  parttime of voor bepaalLes collaborateurs du Groupe Ingka (travailleurs à temps plein, à temps partiel ou à durée déterminée).
• Des personnes ayant un contrat de travail ou une relation de travail avec une entreprise de travail intérimaire fournissant des services au Groupe Ingka.
• Les candidats à un poste de travail ou les personnes cherchant à fournir des services au Groupe Ingka.
• Des travailleurs autonomes, indépendants, entrepreneurs, sous-traitants et fournisseurs fournissant des services au Groupe Ingka.
• Des actionnaires et des personnes dans des instances managériales du Groupe Ingka.Des personnes physiques dont la relation professionnelle avec le Groupe Ingka a pris fin.
• Des volontaires et des stagiaires rémunérés ou non travaillant pour le Groupe Ingka.

Comment signaler un acte susceptible de constituer une infraction à la législation européenne ?

Vous pouvez toujours décider de faire part de vos inquiétudes à l'entité juridique dans le pays où vous avez constaté la potentielle infraction. Si cette possibilité vous semble inappropriée, ou si vous êtes mal à l'aise à cette idée, vous pouvez alors vous adresser à la Ligne de confiance du Groupe Ingka.

• Cliquez sur le bouton « Signaler un cas préoccupant au Groupe Ingka ».
• Cliquez sur le drapeau correspondant au pays concerné par le cas qui vous préoccupe.
• Entrez le code d'accès qui s'affiche.
• Un numéro de dossier unique vous sera communiqué.
• Notez votre numéro de dossier et conservez-le à titre de référence ultérieure.
• Expliquez ce qui vous préoccupe dans la zone de texte. N'oubliez pas de joindre un maximum de détails concernant l'objet de votre préoccupation (à savoir les réponses aux questions Quoi, Où, Quand, Pourquoi et Qui).
• Vous recevrez une réponse à votre message dans un délai d'une semaine.

Que va-t-il se passer après avoir signalé un cas préoccupant ?

• L'objet de vos préoccupations, de même que votre identité si vous avez choisi de la communiquer, seront transmis aux responsables de la Ligne de confiance, et dans l'éventualité où ce cas préoccupant donnerait lieu à une enquête approfondie, ces informations seront également communiquées aux personnes chargées de l'enquête/du suivi.
• Chaque cas préoccupant signalé à la Ligne de confiance est évalué selon le principe des « quatre yeux » par les responsables de la Ligne de confiance, des collaborateurs du Groupe Ingka qui ont été nommés et formés spécifiquement pour exercer ce rôle.
• Dans un délai d'une semaine après votre signalement, vous recevrez une réponse d'un responsable de la Ligne de confiance contenant des informations indiquant si une suite va être donnée au cas signalé et comment.
• Reconnectez-vous à la Ligne de confiance en utilisant votre numéro de dossier spécifique pour consulter la réponse des responsables de la Ligne de confiance.

Puis-je signaler un cas préoccupant de façon anonyme ?

Dans la plupart des pays, vous pouvez signaler un cas préoccupant en conservant l'anonymat.

Vous n'êtes pas tenu de dévoiler votre identité et, lorsque votre message est transféré par l'intermédiaire d'un fournisseur externe, aucun collaborateur du Groupe Ingka ne pourra identifier votre adresse IP.Cela dit, nous attirons votre attention sur le fait qu'un cas préoccupant signalé de manière anonyme aura moins de poids.

Qui sont les intervenants traitant le cas que j'ai signalé ?

Le nombre d'intervenants pour traiter le cas préoccupant est limité au strict minimum. Les intervenants traitant les cas préoccupants sont tenus à une obligation de confidentialité. La Ligne de confiance est gérée par le département Business Risk Management and Compliance du Groupe Ingka.

Dans la structure concernée, le responsable chargé du suivi du cas préoccupant devra occuper un poste situé au moins un niveau hiérarchique au-dessus du niveau pour lequel (ou par rapport auquel) le cas préoccupant a été signalé.

La Ligne de confiance est gérée par un tiers indépendant, People Intouch. L'anonymat des auteurs de signalement et la confidentialité de leur rapport sont protégés. Vous voulez en savoir plus sur People Intouch ? Rendez-vous sur leur site Web à cette adresse : https://www.peopleintouch.com

Comment la Ligne de confiance protège-t-elle la confidentialité de mon message ?

La Ligne de confiance est mise en place selon des critères internes et externes stricts, notamment en ce qui concerne la sécurité des informations et le respect de la vie privée. Par l'intermédiaire de notre fournisseur externe, People Intouch, l'anonymat des auteurs de signalement et la confidentialité de leur rapport sont protégés.

Est-ce que le fait de signaler un cas préoccupant pourrait se retourner contre moi ?

Le Groupe Ingka vous encourage à vous exprimer à propos de tout soupçon d'acte illicite.

Les auteurs d'un signalement sont toujours protégés lorsqu'ils font part d'un cas préoccupant et s'il est fait de bonne foi, un signalement ne doit avoir aucune conséquence négative pour eux.

Nous ne tolérerons aucune forme de menace ou de représailles.

Nous considérons les représailles à l'encontre des auteurs d'un signalement comme une infraction à notre Code de conduite, susceptible de donner lieu à des mesures (disciplinaires).

Cela dit, vous n'êtes pas protégé si vous signalez un cas dans l'intention de nuire en signalant sciemment de fausses informations.

Comment mes données sont-elles traitées ?

Ingka Services B.V. est responsable de la Ligne de confiance du Groupe Ingka, et donc du traitement de votre rapport, mais aussi de vos données personnelles. En vertu de la législation relative à la protection des données en vigueur, vous avez le droit d'accéder gratuitement au dossier contenant les données vous concernant une fois par année civile. Vous pouvez demander l'accès à celui-ci en adressant un courrier au Délégué à la protection des données, Ingka Services B.V, Bargelaan 20, 2333CT Leyde, Pays-Bas. Vous devez impérativement signer la demande et l'envoyer par courrier. Vous ne pouvez donc pas demander accès à votre dossier par e-mail.

Vous êtes en droit de demander la correction, le blocage ou l'effacement immédiat des données personnelles qui n'ont pas été traitées conformément à la législation relative à la protection des données en vigueur.

Il se peut que certaines données personnelles soient traitées et transférées, tant dans l'Espace économique européen qu'en dehors de celui-ci, à des entités du Groupe Ingka. Nous veillerons toujours à ce que cela se fasse dans le respect des lois relatives à la protection des données.