Een bezorgdheid melden

Wat kan ik melden aan de Ingka Group Trust-lijn?

Je kunt je bezorgdheid uiten over wangedrag op de werkplek dat verband houdt met Ingka Group en schendingen van relevante EU-wetten en -regelgeving.

Je wordt aangemoedigd om elke schending van EU-wetgeving binnen de Ingka Group te melden op het gebied van:

• Overheidsopdrachten
• Financiële diensten, producten en markten, en preventie van witwassen en terrorismefinanciering
• Productveiligheid en naleving
• Transportveiligheid
• Bescherming van het milieu
• Voedsel- en voederveiligheid, diergezondheid en dierenwelzijn
• Volksgezondheid
• Consumentenbescherming
• Bescherming van privacy en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen

Wie kan een probleem melden?

• Werknemers van de Ingka Group (of het nu fulltime,  parttime of voor bepaalde tijd is).
• Personen met een arbeidsovereenkomst of arbeidsverhouding met een uitzendbureau dat  diensten verleent aan Ingka Group.
• Kandidaten voor werk of personen die diensten willen verlenen aan Ingka GroupZelfstandigen, freelancers, aannemers, onderaannemers en leveranciers die diensten verlenen aan Ingka Group.
• Aandeelhouders en personen in bestuursorganen van Ingka Group.Personen wiens werkrelatie met Ingka Group is beëindigd.
• Vrijwilligers en betaalde of onbetaalde stagiairs die voor Ingka Group werken.

Hoe kan ik mijn bezorgdheid uiten over vermoedelijke schendingen van de EU-wetgeving?

Je kunt er altijd voor kiezen om je zorg te melden bij de rechtspersoon in het land waarop je bezorgdheid betrekking heeft. Als dit niet gepast is, of als je je er niet comfortabel bij voelt, kun je je bezorgdheid uiten via de Trust-lijn van de Ingka Group.

• Klik op de knop "Meld een zorg aan de Ingka Group"
• Klik op de vlag die overeenkomt met het land van jouw bezorgdheidVoer de toegangscode in die wordt weergegeven
• Je krijgt een uniek dossiernummer
• Noteer jouw unieke dossiernummer en bewaar het voor toekomstig gebruik.
• Formuleer jouw bezorgdheid in het tekstveld. Vergeet niet om zoveel mogelijk details op te nemen die relevant zijn voor jouw probleem (meestal de Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Wie-vragen)
• Kom over een week terug om een reactie op jouw bericht te lezen.

Wat gebeurt er nadat ik een probleem heb gemeld?

• Je bezorgdheid, inclusief je identiteit, als je ervoor kiest deze bekend te maken, zal worden gedeeld met de lijnmanagers van Trust, en indien verder onderzocht, zal het ook worden gedeeld met de personen verantwoordelijk voor het onderzoek/de follow-up.
• Elke bezorgdheid die via de Trust-lijn wordt geuit, wordt geëvalueerd door gebruik te maken van het four eyes principle, door de Trust-lijnmanagers, dit zijn medewerkers van Ingka Group die zijn aangesteld en specifiek zijn opgeleid voor deze rol.
• Binnen een week na het melden van je probleem ontvang je een antwoord van een lijnmanager van Trust met informatie over of en hoe je probleem wordt afgehandeld.
• Zorg ervoor dat je je opnieuw aanmeldt bij de Trust-lijn met je unieke dossiernummer om te controleren of er een antwoord is van de Trust-lijnmanagers.

Kan ik mijn bezorgdheid anoniem melden?

In de meeste landen kun je anoniem blijven wanneer je een probleem meldt.

Je bent niet verplicht om je identiteit bekend te maken en aangezien je bericht via een externe leverancier wordt verzonden, kan niemand in Ingka Group je IP-adres volgen.

Houd er echter rekening mee dat bezorgdheden die anoniem worden gemeld minder krachtig zijn.

Wie is er betrokken bij de afhandeling van mijn melding?

Het algemene principe voor het behandelen van problemen is om zo min mogelijk personen te betrekken. De personen die betrokken zijn bij de behandeling van het probleem zijn gebonden aan geheimhouding. De Trust-lijn wordt beheerd door Ingka Group Business Risk Management en Compliance. De manager die wordt aangesteld als verantwoordelijke voor de opvolging van de melding, zal in de betrokken organisatie opereren op ten minste één niveau hoger dan het niveau van waaruit (of in relatie tot welke) de melding is gemaakt.

De Trust-lijn wordt beheerd door een onafhankelijke derde partij, People Intouch. De anonimiteit van melders en vertrouwelijkheid  van hun melding is gewaarborgd. Meer weten over People Intouch? Bezoek hier hun website: https://www.peopleintouch.com

Hoe houdt Trust-lijn mijn bericht vertrouwelijk?

Trustline is ingericht volgens strikte interne en externe eisen, onder meer op het gebied van informatiebeveiliging en dataprivacy. Via onze externe leverancier – People Intouch – wordt de anonimiteit van de melders en de vertrouwelijkheid van  hun melding gegarandeerd.

Kan het melden van een probleem mij negatief beïnvloeden?

Bij Ingka Group moedigen we aan om je uit te spreken over vermoedelijk wangedrag.

Melders worden altijd beschermd wanneer ze een probleem melden en het te goeder trouw melden van een probleem mag op geen enkele manier een negatieve invloed op jou hebben.

We tolereren geen enkele vorm van dreiging van andere vormen van vergelding.Vergeldingsmaatregelen tegen melders beschouwen wij als een schending van onze Gedragscode en kunnen daarom leiden tot (disciplinaire) maatregelen.

Houd er rekening mee dat je niet wordt beschermd als je kwaadwillig een probleem meldt waarvan je weet dat het onjuist is.

Hoe verwerken jullie mijn gegevens?

Ingka Services B.V. is verantwoordelijk voor de Ingka Group Trust-lijn, en dus ook voor de verwerking van jouw melding en jouw persoonsgegevens. Volgens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming heb je eenmaal per kalenderjaar recht op gratis inzage in je administratie. Je kunt dit regelen door een schriftelijk verzoek te richten aan de “Functionaris voor gegevensbescherming”, Ingka Services B.V, Bargelaan 20, 2333CT Leiden, Nederland. Het verzoek wordt naar behoren door jou ondertekend en per gewone post verzonden. Je kunt dus niet per e-mail inzage vragen in je administratie.

Je hebt het recht om onmiddellijke correctie, blokkering of verwijdering te vragen van dergelijke persoonsgegevens die niet zijn verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Sommige persoonsgegevens kunnen worden verwerkt en overgedragen, zowel binnen als buiten de Europese Economische Ruimte, aan entiteiten van de Ingka Group. Er zal altijd voor worden gezorgd dat dit gebeurt in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming.