Signaler un cas préoccupant

Vous pouvez signaler un acte commis dans le cadre professionnel en rapport avec le Groupe Ingka qui vous semble contraire à l’éthique, aux lois ou aux réglementions en vigueur notamment dans les domaines suivants :

• Gestion des marchés publics
• Lutte contre la corruption
• Prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme
• Sécurité des personnes
• Protection de l'environnement
• Sécurité alimentaire
• Santé publique
• Protection de la vie privée et des données personnelles et sécurité du réseau et des systèmes d'information

Toute personne en contact avec le Groupe Ingka peut signaler un cas notamment les catégories de personnes suivantes :

• Les collaborateurs du Groupe Ingka
• Les personnes ayant un contrat de travail ou une relation de travail avec une entreprise de travail intérimaire fournissant des services au Groupe Ingka.
• Les personnes qui se sont portées candidates à un emploi au sein du Groupe Ingka, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette candidature
• Les travailleurs indépendants, entrepreneurs, sous-traitants, fournisseurs et prestataire de services du Groupe Ingka.
• Les personnes physiques dont la relation professionnelle avec le Groupe Ingka a pris fin.

Vous pouvez faire part de vos inquiétudes à votre interlocuteur du Groupe Ingka dans le pays où vous avez constaté la potentielle infraction. Si cette possibilité vous semble inappropriée, ou si vous êtes mal à l'aise à cette idée, vous pouvez alors vous adresser à la Ligne de confiance du Groupe Ingka.

• Cliquez sur le bouton « Signaler un cas préoccupant au Groupe Ingka ».
• Cliquez sur le drapeau correspondant au pays concerné par le cas qui vous préoccupe.
• Entrez le code d'accès qui s'affiche.
• Un numéro de dossier unique vous sera communiqué.
• Notez votre numéro de dossier et conservez-le à titre de référence ultérieure.
• Expliquez ce qui vous préoccupe dans la zone de texte.
• N'oubliez pas de joindre un maximum de détails concernant l'objet de votre préoccupation (à savoir les réponses aux questions Quoi, Où, Quand, Pourquoi et Qui).
• Vous recevrez une réponse à votre message dans un délai d'une semaine.

• L'objet de vos préoccupations, de même que votre identité si vous avez choisi de la communiquer, seront transmis aux responsables de la Ligne de confiance, et dans l'éventualité où ce cas préoccupant donnerait lieu à une enquête approfondie, ces informations seront également communiquées aux personnes chargées de l'enquête.
• Chaque cas préoccupant signalé à la Ligne de confiance est évalué selon le principe des « quatre yeux » par les responsables de la Ligne de confiance, des collaborateurs du Groupe Ingka qui ont été nommés et formés spécifiquement pour exercer ce rôle.
• Dans un délai d'une semaine après votre signalement, vous recevrez une réponse d'un responsable de la Ligne de confiance contenant des informations indiquant si une suite va être donnée au cas signalé et comment.
• Reconnectez-vous à la Ligne de confiance en utilisant votre numéro de dossier spécifique pour consulter la réponse des responsables de la Ligne de confiance.

Vous pouvez signaler un cas préoccupant en conservant l'anonymat.

Vous n'êtes pas tenu de dévoiler votre identité et, lorsque votre message est transféré par l'intermédiaire d'un fournisseur externe, aucun collaborateur du Groupe Ingka ne pourra identifier votre adresse IP.

Le nombre d'intervenants pour traiter le cas préoccupant est limité au strict minimum. Les intervenants traitant les cas préoccupants sont tenus à une obligation de confidentialité. La Ligne de confiance est gérée par le département Business Risk Management and Compliance du Groupe Ingka.

Dans l’entité concernée, le suivi est assuré par une personne d’un niveau hiérarchique supérieur à celui concerné par le signalement. 

La Ligne de confiance est gérée par un tiers indépendant, People Intouch. L'anonymat des auteurs de signalement et la confidentialité de leur rapport sont protégés. Vous voulez en savoir plus sur People Intouch ? Rendez-vous sur leur site Web à cette adresse : https://www.peopleintouch.com/ 

La Ligne de confiance est mise en place selon des critères stricts, notamment en ce qui concerne la sécurité des informations et le respect de la vie privée. Par l'intermédiaire de notre fournisseur externe, People Intouch, l'anonymat des auteurs de signalement et la confidentialité de leur rapport sont protégés.

Le Groupe Ingka vous encourage à vous exprimer à propos de tout soupçon d'acte illicite.

Les auteurs d'un signalement sont toujours protégés lorsqu'ils font part d'un cas préoccupant et s'il est fait de bonne foi et sans contrepartie financière. Un signalement ne doit avoir aucune conséquence négative pour eux.

Conformément à la loi, nous ne tolérerons aucune forme de menace ou de représailles.

Nous considérons les représailles à l'encontre des auteurs d'un signalement comme une infraction à notre Code de conduite, susceptible de donner lieu à des mesures (disciplinaires).

Vous n'êtes pas protégé si vous signalez un cas dans l'intention de nuire en signalant sciemment de fausses informations.

Les données à caractère personnel collectées dans le cadre de votre signalement font l’objet d’un traitement par la société Ingka Services B.V., responsable de traitement, dont le siège social est situé Bargelaan 20, 2333CT Leyde, aux Pays-Bas. L’objet du traitement est le recueil et le traitement et la gestion des suites de votre signalement. Ce traitement relève du respect d’obligations légales imposant la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte, et de l’intérêt légitime du Groupe INGKA. 

Les catégories de données collectées directement et indirectement par le responsable de traitement sont :
-        Au stade de recueil de l’alerte : (réception de l’alerte et envoi d’un récépissé à son auteur)

• Les données personnelles communiquées par l’auteur de l’alerte dans le cadre de son signalement 
• Les données doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte. En application du principe de minimisation, il incombe au lanceur d’alerte de limiter la communication de données personnelles, au strict nécessaire, ceci afin de garantir le respect des droits et libertés des personnes susceptibles d’être concernées par l’alerte.

-        Au stade de l’instruction de l’alerte : (réception de l’alerte jusqu’à la prise de décision sur les suites apportées) :

• alerte (les faits signalés)
• identité, fonctions et coordonnées de :
  l'émetteur de l'alerte ;
  personnes faisant l'objet de l’alerte ;
  personnes intervenant, consultées ou entendues dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
  facilitateurs et personnes en lien avec l’émetteur de l’alerte ;
• éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
• comptes rendus des opérations de vérification ;
• suites données à l'alerte

Destinataires des données : Les données à caractère personnel collectées sont exclusivement destinées aux personnes habilitées à en connaitre au regard de leurs attributions (voir « Qui sont les intervenants traitant le cas que j'ai signalé ? »). Les données personnelles collectées dans le cadre de la ligne de confiance, émanant de lanceurs d’alerte ou portant sur des collaborateurs situés en dehors de l’Union Européenne peuvent, dans certains cas faire l’objet de communications aux personnes habilitées au sein d’autres entités du groupe INGKA pour les seuls besoin de la vérification ou du traitement du signalement. Ces transferts sont soumis à la mise en place de garanties appropriées, conformément à l’Article 44 du RGPD.

Conservation des données : Les données à caractère personnel collectées sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement du signalement.

Vos droits sur les données collectées : Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition), de limitation du traitement de vos données que vous pouvez exercer par courrier adressé au Délégué à la Protection des données à l’adresse suivante : INGKA SERVICES BV, Bargelaan 20, 2333CT Leyde, aux Pays-Bas.

Nous attirons votre attention sur le fait que le droit d’accès ne peut permettre l’accès aux données personnelles d’un tiers. Vous ne pourrez dans le cadre de ce droit obtenir communication de l’identité de l’émetteur du signalement.  De la même manière le droit de rectification ne peut permettre la modification rétroactive des éléments contenus dans le signalement. Ce droit ne peut être exercé que pour rectifier des données factuelles à l’appui d’éléments probants, sans que ne soient effacées ou remplacées des données collectées initialement, y compris si ces données sont erronées.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés ou que le dispositif en place n’est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL (https://www.cnil.fr/ )ou par courrier postal 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07