รวมขั้นตอนการเก็บเอกสารสำนักงาน เก็บครบ อยู่นาน เอกสารไม่เสียหาย

การจัดเก็บเอกสารอย่างถูกวิธี เป็นสิ่งที่องค์กรไม่ควรมองข้าม

การจัดเก็บเอกสารที่เป็นข้อมูลสำคัญของบริษัทให้เป็นระเบียบเรียบร้อยนั้น เป็นเรื่องที่องค์กรหรือบริษัทหลายแห่งมองข้าม อาจเพราะจำนวนข้อมูลและเอกสารที่มีจำนวนมาก ขาดพื้นที่เก็บที่มีประสิทธิภาพ ทำให้เวลาจะหาเอกสารก็เจอกับความยุ่งยากและเสียเวลา ลองเปลี่ยนความคิดและสำรวจข้อดีของการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบดังต่อไปนี้ รับรองว่ามีประโยชน์กับองค์กรอย่างแน่นอน

• หาเอกสารง่าย เมื่อต้องการเอกสารใดๆ ก็หาเจอได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาค้นหานาน
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดีจะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาและความผิดพลาดจากเอกสารที่ไม่ครบถ้วน
• ป้องกันเอกสารหาย การจัดเก็บเอกสารตามขั้นตอนที่เป็นระบบ ป้องกันไม่ให้เอกสารสำคัญสูญหาย
• เพิ่มความน่าเชื่อถือ การมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดีช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรต่อลูกค้าและคู่ค้า
• ลดค่าใช้จ่าย การจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการค้นหาเอกสารที่สูญหาย หรือต้นทุนในการจัดทำเอกสารฉบับใหม่ได้

1. แบ่งหมวดหมู่ของเอกสารให้เป็นระเบียบ

มาเริ่มต้นขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารง่ายๆ ได้ด้วยการจัดแบ่งหมวดหมู่ของเอกสารให้เรียบร้อย ช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมของเอกสารสำคัญต่างๆ รู้ว่าเอกสารแต่ละประเภทจะถูกจัดเก็บไว้ที่จุดไหน เมื่อต้องการค้นหาเอกสาร ก็จะหาได้ง่ายและรวดเร็วมากขึ้น การแบ่งหมวดหมู่ทำได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการแบ่งหมวดหมู่ตามหัวข้อ เนื้อหา หรือจะแบ่งตามวัตถุประสงค์ของเอกสารก็ได้ด้วยเช่นกัน

2. จัดเรียงเอกสารตามวันที่ เดี๋ยวเดียวก็หาเจอ

วิธีเก็บเอกสารเยอะๆ อีกขั้นคือการนำเอกสารแต่ละหมวดหมู่มาจัดเรียงอีกรอบตามวันที่ และปีของเอกสาร วิธีนี้ช่วยให้เราสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการเร็วขึ้น โดยให้เรียงเอกสารใหม่ไว้ด้านนอกหรือด้านบน แล้วเอาเอกสารเก่าไว้ด้านในหรือด้านล่าง เพราะปกติเราจะใช้เอกสารใหม่บ่อยกว่าเอกสารเก่า และถ้ามีเอกสารใหม่ๆ เพิ่มมาก็จะจัดเก็บง่ายและเร็ว ไม่ต้องรื้อใหม่ให้เสียเวลา

3. สแกนเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อสำรองข้อมูล

หลังจากทำตามสองขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารแรกแล้ว อย่าลืมสแกนเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อสำรองข้อมูลไว้ใช้ในกรณีที่เอกสารสูญหาย ชำรุด หรือเกิดเหตุไม่คาดคิด เช่น ไฟไหม้ หรือน้ำท่วม นอกจากนี้ การมีเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยอำนวยความสะดวกในหลายๆ ด้าน แค่มีไฟล์ต้นฉบับก็ทำสำเนาหรือพิมพ์เอกสารใหม่ได้เลย มีระบบที่ช่วยให้หาเอกสารง่าย จะส่งอีเมลก็ทำได้ทันที

4. ระบุชื่อประเภทเอกสารไว้หน้าแฟ้ม

ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารต่อมา ให้ระบุชื่อประเภทเอกสารไว้หน้าแฟ้มอย่างชัดเจน ช่วยให้เรารู้ว่าในแฟ้มมีเอกสารอะไรโดยไม่ต้องเสียเวลาเปิดแฟ้ม แถมยังป้องกันเอกสารเสียหายจากการหยิบเอกสารเข้า-ออกตู้บ่อยๆ ได้อีกด้วย ควรตั้งชื่อประเภทเอกสารให้สั้น กระชับ ชัดเจน เช่น แฟ้มภาษี แฟ้มใบเสร็จ แฟ้มเอกสารส่วนตัว เป็นต้น

5. กำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาเอกสาร

เพื่อป้องกันเอกสารเยอะจนล้นตู้ ควรกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บรักษาเอกสารที่เหมาะสม หลีกเลี่ยงการเก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นไว้เป็นเวลานาน เช่น เอกสารสำคัญอย่างหนังสือสัญญา หรือใบอนุญาต อาจต้องเก็บไว้เป็นระยะเวลานาน ในขณะที่เอกสารทั่วไป เช่น ใบเสร็จรับเงิน อาจเก็บไว้เพียง 1-2 ปี หมั่นตรวจสอบปีเอกสารบ่อยๆ แล้วนำเอกสารเก่าพวกนี้ออกไปทำลายทิ้ง