Siirry sisältöön
IKEA Oy:n tietosuojaseloste: Miten käytämme henkilötietoja
Päivitetty 2.11.2018

Rekisteripitäjän tiedot

IKEA Oy
Espoontie 21
02740 Espoo

Tämä tietosuojaseloste kuvaa IKEA Oy:n tapaa käsitellä tietoja asiakkaastaan ja IKEA FAMILY -jäsenistään. Saadaksesi lisätietoa tietojen käsittelystämme voit olla meihin yhteydessä.

Rekisterin ylläpitäjän tiedot

Yhteyshenkilö rekisteriasioissa: Jani Nordman
Tietosuoja-asioissa ole yhteydessä asiakaspalvelu@ikea.com tai (09) 3482 9400 (Asiakaspalvelukeskus) Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, katsothan yhteystietomme kohdasta 6. Sinulla on oikeus tietää, mitä sinusta tiedämme.

1. Voit luottaa meihin

Asiakkaidemme yksityisyys on meille erittäin tärkeä asia. Sitoudumme suojaamaan asiakkaidemme yksityisyyttä ja noudattamaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Pidämme myös huolen siitä, että käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja aina turvallisella tavalla.

Tarvitsemme henkilötietojasi, jotta voimme tarjota sinulle pyytämiäsi palveluita. Alta voit lukea lisää siitä, kuinka keräämme ja käsittelemme tietojasi, keiden yhteistyökumppaneiden kanssa työskentelemme ja kuinka voit pyytää itseäsi koskevia tietoja. Lisäksi alta selviää tarkemmin, miten olemme sitoutuneet huolehtimaan yksityisyydestäsi henkilötietojasi käsitellessämme.

2. Mitä tarkoitusta varten keräämme sinusta tietoja?

Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksellasi sekä oikeutetun etumme perusteella palveluidemme tarjoamiseksi, asiakassuhteiden tai muun niihin verrattavan suhteen ja niistä johtuvien velvoitteiden hoitamiseksi, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiin sekä turvallisuuden takaamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi nykyisten ja tulevien palveluiden ja/tai tuotteiden toteutuksen ja ylläpidon mahdollistamiseksi ja edelleen kehittämiseksi. Keräämällä kameravalvontatallenteita haluamme myös varmistaa turvallisuutesi.

Pyrimme aina tietojasi käsitellessämme varmistamaan, että tietojesi käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.

3. Milloin keräämme sinusta tietoja?

Keräämme ainoastaan sellaisia henkilötietoja, joiden käsittely on tarpeen hyvän asiakaskokemuksen takaamiseksi ja kulloinkin kyseessä olevan tapahtuman suorittamiseksi.

IKEA Asiakasrekisteriin kerätyt henkilötiedot ovat pääasiassa sinun vapaaehtoisesti IKEA Oy:lle antamiasi tietoja tai IKEA Oy:n tarjoamien palveluiden käytöstäsi tai asioinnistasi kerättyjä tietoja.

Esimerkkejä tilanteista, joissa IKEA kerää sinusta henkilötietoja:
- IKEA FAMILY -jäseneksi rekisteröityminen ja jäsenyyden hoitaminen
- IKEA.fi-käyttäjäprofiilin luominen ja hoitaminen
- IKEA BUSINESS -laskutussopimuksen yhteydessä, lue erilliset rekisteriehdot IKEA.fi/BUSINESS
- Kilpailuun tai tapahtumiin osallistuminen
- IKEA Store -mobiilisovellus
- IKEA-tavaratalossa asioiminen
- Materiaalin tilaaminen
- Ostosten teko IKEA-nettikaupassa ja/tai -tavaratalossa
- Tuotteiden palauttaminen vaihto- ja palautuspisteeseen
- Reklamaation rekisteröiminen ja käsittely
- Yhteydenotto Asiakaspalvelukeskukseemme (esimerkiksi kotiinkuljetussopimukseen liittyen tai chatin käyttäminen)
- Asiakastyytyväisyyskyselyihin vastaaminen
- Kotivierailut, joiden tarkoituksena on saada parempi käsitys markkina-alueesta

Sinulta itseltäsi keräämiemme henkilötietojen lisäksi saatamme kerätä sinua koskevia tietoja myös muualta, kuten Bisnode Finland Oy:ltä, esimerkiksi osoitetietojesi päivittämiseksi.

4. Mitä tietoja sinusta keräämme?

IKEA Asiakasrekisteri voi pitää sisällään seuraavia tietoja:

- Perustiedot (muun muassa koko nimi, yhteystiedot ja yksilöintitiedot)
- Asiakkuuden hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (muun muassa tieto suosimastasi yhteydenpitotavasta, asiointiasi koskevat tiedot, yhteydenottoasi koskevat tiedot, maksu- ja perintätiedot, tiedot tekemistäsi ostoista sekä muut asiakkuuden hoitamiseksi tarpeelliset tiedot)
- IKEA Oy:n palveluiden käytöstäsi kerätyt tiedot (muun muassa ostokäyttäytymistiedot, sijaintitiedot ja tiedot siitä, miten käytät esimerkiksi IKEA-verkkosivustoa)
- IKEA-asiakasprofiilitiedot (muun muassa jäsennumero sekä jäsenyyden kesto)
- IKEA-tavaratalon leikkihuone Smålandin lastenhoidon järjestämiseksi kerätyt tiedot (muun muassa lapsen ikä, allergia- ja sairaustiedot sekä huoltajan nimi)
- Kameravalvonta- ja puhelutallenteet
- Asiakasrekisterin tiedoista johdetut tiedot (muun muassa ominaisuuksiisi ja käyttäytymiseesi perustuva profiilitieto)
- Käyttämääsi laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (muun muassa IP-osoite)

Olemme kuvanneet näitä tietoryhmiä toimintokohtaisesti tarkemmin alla kohdassa 7. Luovutammeko henkilötietojasi muille osapuolille?. Käsittelemme tietojasi vain niin kauan kuin tiedot ovat tarpeen niiden käyttötarkoitusten kannalta.

5. Tietojesi räätälöinti

Saatamme räätälöidä tietojasi, jotta voisimme tarjota sinulle parasta mahdollista asiakaspalvelua. Tällainen räätälöinti toteutetaan muodostamalla sinua asiakkaana mahdollisimman hyvin kuvaava profiili.

Profiili voi perustua muun muassa ominaisuuksiisi ja käyttäytymiseesi. Profiileja voidaan käyttää hyväksi esimerkiksi markkinoinnin ja palveluiden sisällön kohdentamiseen tarjoamalla sinulle yksilöllistä mainontaa ja markkinointia. Sisällön räätälöinnin myötä palveluiden kautta kohdentamamme mainonta vaihtelee asiakaskohtaisesti. Profiileja käytetään myös palvelu- ja tuotekehityksemme tukena.

6. Sinulla on oikeus tietää, mitä sinusta tiedämme

Voit ottaa meihin yhteyttä saadaksesi tiedoistasi yhteenvedon. Voimme tietyissä tilanteissa toimittaa yhteenvedon myös suoraan pyytämällesi toiselle yritykselle. Toimitamme sinulle yhteenvedon lähtökohtaisesti 30 päivän kuluessa yhteydenotostasi. Tiedustelu on sinulle ensimmäisellä kerralla ilmainen.

Asiakkaanamme sinulla on myös oikeus pyytää virheellisten, tarpeettomien, puutteellisten ja vanhentuneiden tietojesi korjaamista ja/tai poistamista sekä niiden käsittelyn rajaamista. Sinulla on lisäksi tietyissä tilanteissa oikeus kieltää tietojesi käsitteleminen.

Sinulla on myös milloin tahansa oikeus antaa ja peruuttaa suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin tai kokonaan kieltää sähköinen suoramarkkinointi, mukaan lukien profilointi silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Pyrimme aina ratkaisemaan henkilötietojen käsittelyä koskevat erimielisyydet suoraan kanssasi. Mikäli olet kuitenkin tyytymätön henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.

Hävitämme tietosi, kun emme tarvitse niitä enää. Tietojen käsittelystä sekä säilytysajoista löydät tarkempaa tietoa kohdassa 8. Miten käsittelemme tietojasi?.

Haluaisitko päivittää yhteystietosi tai käyttää muita oikeuksiasi rekisteröitynä? Voit ottaa meihin yhteyttä puhelimitse numeroon (09) 3482 9400 tai nettisivujemme yhteydenottolomakkeella.

7. Luovutammeko henkilötietojasi muille osapuolille?

Emme koskaan myy tai luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille tahoille tai muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka tässä selosteessa on mainittu. Takaamme, että IKEA Oy:n yhteistyökumppaneille siirtämämme henkilötiedot on aina suojattu. Takaamme myös, että kolmannet osapuolet käsittelevät henkilötietojasi luottamuksellisesti ja prosessimme suojaavat tietojasi. Kaikilta kolmansilta osapuolilta vaaditaan, että he käsittelevät tietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Saatamme siirtää henkilötietojasi IKEA-konserniin kuuluville yhtiöille sekä sellaisille palveluntarjoajille ja alihankkijoille, jotka toimivat meidän toimeksiannostamme ja auttavat meitä tarjoamaan sinulle parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen.

Jotta voisimme näyttää IKEA FAMILY -jäsenillemme kohdennettuja markkinointiviestejä Facebookissa, Googlessa ja Adformissa, saatamme jakaa jäsentemme sähköpostiosoitteita näille toimijoille.

Henkilötietojasi ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

8. Miten käsittelemme tietojasi?

8.1 IKEA-asiakasprofiilit

Haluamme tarjota sinulle mutkattoman asioinnin sekä varmistaa, että voimme tarjota sinulle parasta mahdollista palvelua. Tätä varten voit luoda itsellesi tarpeisiisi sopivan IKEA-asiakasprofiilin seuraavista vaihtoehdoista:

1. Mikäli haluat käyttää verkkosivuillamme olevia suunnitteluohjelmiamme, tulee sinun luoda itsellesi asiakasprofiili osoitteessa IKEA.fi. Tällaisesta profiilista kerättyjä tietoja säilytetään IKEA-palvelimilla. Tehdessäsi ostoksia IKEA-nettikaupassa voit halutessasi tallentaa asiakasprofiiliisi osoitetietosi, jolloin sinun ei seuraavalla ostokerralla tarvitse täyttää näitä uudelleen. Osoitetietojen tallentaminen on vapaaehtoista. Pidätämme oikeuden poistaa asiakastilisi käytöstä, mikäli sitä ei ole käytetty kahteen vuoteen.

2. IKEA FAMILY on kaikille täysi-ikäisille, Suomessa asuville, suomalaisen puhelinnumeron omistaville asiakkaillemme avoin. Jäsenyys on henkilökohtainen. Voit liittyä IKEA FAMILY -jäseneksi nettisivuillamme, tekstiviestillä tai missä tahansa IKEA-tavaratalossa. Rekisteröityessäsi voit valita, haluatko saada meiltä mainossähköposti- ja/tai tekstiviestejä. Mikäli olet valinnut haluavasi saada meiltä sähköpostiviestejä, pyritään ne räätälöimään juuri sinulle sopiviksi. Tämä räätälöinti perustuu väestötieteellisiin tietoihisi (esim. iän ja/tai osoitteen perusteella) ja ostohistoriatietoihisi. Kerromme räätälöinnistä tarkemmin kohdassa 5. Tietojesi räätälöinti. Ostohistoria kertyy IKEA FAMILY -jäsenprofiiliisi aina kun näytät IKEA FAMILY -jäsenkorttia ostotapahtuman yhteydessä (ei koske keskusvarastotilauksia tai IKEA-nettikaupassa tehtyjä ostoksia). Ostohistoria säilyy IKEA FAMILY -jäsenprofiilissasi enintään 5 vuotta. IKEA FAMILY -jäsenenä pääset milloin tahansa päivittämään ja muokkaamaan jäsenprofiilissa olevat henkilötiedot ja voit milloin tahansa muuttaa suostumuksesi mainosviesteihin. Pidätämme oikeuden poistaa asiakastilisi käytöstä, mikäli IKEA FAMILY -jäsenkorttia ei ole käytetty kolmeen vuoteen.

8.2. Kameravalvonta

Tavarataloissamme on käytössä kameravalvonta asiakkaidemme ja henkilökuntamme turvallisuuden varmistamiseksi sekä omaisuuden suojaamiseksi. Poistamme kaikki kameranauhoitteet 14 päivän kuluessa nauhoitushetkestä. Luovutamme nauhoitteita ainoastaan viranomaisille rikostutkintaan tai onnettomuuksien selvittämiseksi.

8.3. Maksuihin ja toimituksiin liittyvät tiedot

Tehdessäsi ostoksia IKEA-nettikaupassa varmistamme, että maksuihin ja toimituksiin liittyvät tiedot ovat paikkansapitäviä. IKEA-nettikaupan maksuliikenteessä teemme yhteistyötä luotettavien kolmansien osapuolten, kuten ACI Worldwiden ja Comiqin kanssa. Tietosi tallennetaan siihen asti, kun olemme varmoja, että maksutapahtuma on todennettu.

Kuljetusyhteistyökumppanimme DB Schenker, Bring Express ja Posti saavat kuljetusjärjestelmämme kautta yhteystietosi, jotta he voivat varmistaa, että tilaukset toimitetaan oikeaan osoitteeseen.

Kokoamis- ja asennusyhteistyökumppaneillamme on pääsy ainoastaan niihin tietoihin, joita kokoamis- ja asennuspalveluiden suorittamisessa vaaditaan. Listan kokoamis- ja asennusyhteistyökumppaneistamme löydät täältä.

8.4. Puhelujen ja chat-keskustelujen tallentaminen

Tallennamme puhelut palvelumme laadun kehittämiseksi soittaessasi IKEA Asiakaspalveluun (09) 3482 9400.

Soittaessasi IKEA Asiakaspalveluun, täyttäessäsi IKEA.fi-sivustollamme yhteydenottolomakkeen tai lähettäessäsi sähköpostia Asiakaspalveluumme, tallennamme yhteystietosi (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite) ja mahdolliset tilausnumerosi tai käsittelytunnuksesi kontaktijärjestelmäämme. Näin tietosi ovat asiakasneuvojallemme helpommin saatavilla, mikäli otat meihin yhteyttä uudelleen. Tiedot säilyvät kontaktijärjestelmässämme, jonka toimittaa Provad Oy.

Lähetämme satunnaisesti asiakaskyselyjä palvelumme laadun kehittämiseksi. Mikäli saat asiakaskyselyn soitettuasi Asiakaspalveluumme, puhelinnumerosi on tallentunut palautteenhallintajärjestelmäämme. Tiedot säilyvät palautteenhallintajärjestelmässämme, jonka toimittaa Questback.

Kun olet meihin yhteydessä puhelimitse tai chatin kautta, tallentuvat keskustelut järjestelmäämme 6 kuukauden ajaksi.

8.5 IKEA Store -mobiilisovellus

Keräämme sinusta tietoa IKEA Store –mobiilisovellukseemme ainoastaan kun olet kirjautuneena omalla IKEA.fi –profiiliillasi. Nämä tiedot ovat etu- ja sukunimi ja jos olet lisännyt IKEA FAMILY –jäsenkorttisi sovellukseen, keräämme myös IKEA FAMILY –jäsennumeron ja –korttinumeron. Nämä tiedot poistuvat heti kun kirjaudut ulos profiilistasi tai suljet mobiilisovelluksen. IKEA FAMILY –jäsennumero ja -korttinumero säilyvät sovelluksessamme niin kauan, kunnes poistat jäsentiedot sovelluksesta.

Kirjautuneena mobiilisovellukseemme saatamme myös kerätä sinusta sijaintitietoa. Pyydämme paikantamiseen aina erillisen suostumuksesi ottaessasi mobiilisovelluksemme käyttöön. Paikantamisesi mahdollistaa esimerkiksi tiettyjen mobiilisovelluksen ominaisuuksien käytön. Mikäli et halua meidän tallentavan sijaintitietoasi, voit halutessasi muuttaa käyttämäsi mobiililaitteen tai mahdollisesti myös mobiilisovelluksen asetuksia. Mikäli estät sijaintitiedon tallentamisen, et välttämättä pysty täysin käyttämään kaikkia mobiilisovelluksen ominaisuuksia.

8.6. Leikkihuone (Småland)

Jotta voisit hyödyntää leikkipaikkamme palvelut, pyydämme sinua täyttämään ilmoittautumislomakkeen, jossa kysymme muun muassa lapsen nimen, iän, allergia- ja sairaustiedot, huoltajan nimen, osoitteen, puhelinnumeron ja allekirjoituksen.

Tarvitsemme näitä tietoja taataksemme lapsesi turvallisuuden. Emme säilytä näitä tietoja lapsen vierailun jälkeen.

8.7. Kotivierailututkimukset

IKEA suorittaa markkina-alueen analysointia varten kotivierailuja asiakkaittemme erikokoisiin ja -näköisiin koteihin. Keräämme ilmoittautumisvaiheessa asiakkaiden perusyhteystietojen lisäksi lisätietoja asuinalueesta sekä asunnosta.

Ilmoittautumistiedot säilytetään yhden kuukauden ajan kotivierailun jälkeen. Itse kotivierailuista kerättävät tiedot ovat täysin anonymejä, eikä niitä yhdistetä ilmoittautumistietoihin.

9. Evästeet

Evästeet ovat verkkoselaimeesi tallentuvaa dataa, jotka koskevat esimerkiksi verkkosivuja, joilla olet vieraillut. IKEA.fi-sivuilla käytämme evästeitä kerätäksemme tietoa siitä, kuinka asiakkaamme käyttävät sivuja. Näin voimme parantaa nettisivujamme ja tehdä niistä hyödyllisemmät asiakkaillemme. Evästeet liittyvät IP-osoitteeseesi ja niiden avulla voimme tarjota sinulle personoitua sisältöä sivustollamme sekä muissa kanavissa.

Käytämme verkkopalveluissamme verkkotunnusten ja kävijöiden laitteiden välisiä seurantoja (ns. cross-domain tracking ja cross-device tracking). Verkkotunnusten välisen seurannan avulla voidaan seurata käyttäjän polkua useamman eri verkkopalvelun välillä. Laitteiden välisissä seurannoissa voidaan seurata käyttäjän polkua useamman eri laitteen välillä. Seurantojen avulla käyttäjille voidaan tarjota käyttäjäystävällisempää sisältöä eri verkkopalveluiden ja laitteiden välillä. Tunniste voidaan myös yhdistää muihin lähteisiin, kuten IKEA FAMILY –tietoihin.

Voimme tehdä tutkimuksia, joissa tallennetaan tietoa käyttäjän yksittäisellä nettisivulla tekemistä klikkauksista tai hiiren liikkeistä Hotjar-työkalulla. Näiden tietojen avulla voidaan parantaa käyttäjien käyttökokemusta ja palvelujen käytettävyyttä. Sinua ei pyritä tunnistamaan näiden tietojen avulla, eikä tietoja liitetä sinuun tai IKEA FAMILY -tietoihisi.

Mikäli et halua, että näitä tietoja kerätään sinusta IKEA.fi-vierailusi aikana, voit poistaa evästeet selaimesi internet-asetuksista. Jos haluat lisätietoja siitä, miten evästeitä käytetään ja säilytetään, ole yhteydessä Asiakaspalvelukeskukseen.

Täältä löydät ohjeet yleisimpien evästeasetusten vaihtamiseen:

Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fi
Internet Explorer: https://support.microsoft.com/fi-fi/help/278835/how-to-delete-cookie-files-in-internet-explorer
Mozilla/Firefox: https://support.mozilla.org/fi/kb/poista-evasteet-poistaaksesi-verkkosivujen-tietoja
Safari: https://support.apple.com/fi-fi/guide/safari/sfri11471/mac?locale=fi_FI
Safari mobiililaitteella: https://support.apple.com/fi-fi/HT201265
Microsoft Edge: https://privacy.microsoft.com/fi-fi/windows-10-microsoft-edge-and-privacy

Käytämme sivustollamme Facebookin ensimmäisen osapuolen evästeitä. Voit säätää ja tarkista Facebook-mainosasetukset täältä: https://fi-fi.facebook.com/help/568137493302217?helpref=faq_content

9.1 Kolmannen osapuolen evästeet

Hyödynnämme kolmansien osapuolten evästeitä, jotta voimme tarjota sinulle hyödyllisempiä tarjouksia ja mainoksia muissa kanavissa kuin IKEA.fi-nettisivuilla. Tämä data kytkeytyy sisältöön ja sivuihin, joissa olet vieraillut. Keräämme lisäksi tilastotietoa siitä, kuinka sivujamme käytetään asiakaskokemuksen parantamiseksi. Tässä tarkoituksessa hyödynnämme evästeitä, jotta näemme, miten asiakkaamme sivuillamme liikkuvat. Evästeiden tiedot muunnetaan anonyymeiksi ennen kuin ne lähetetään kolmansille osapuolille. Tämä tarkoittaa sitä, että näitä tietoja ei voida yhdistää suoraan sinuun.

Evästeitä, eli cookieseja, käytämme seurataksemme mainostemme näkyvyyttä sekä saadaksemme tietoa esim. klikkausmääristä. Tietokooste, jonka saamme, on anonyymi, eikä siitä voi tunnistaa yksilöitä. Mikäli et halua, että käsittelemme tällaista tietoa, voit estää sen täällä:

Estä Facebook: https://www.facebook.com/ads/preferences/?entry_product=ad_settings_screen
Estä Google: https://support.google.com/ads/answer/2662922?hl=en
Estä Adform: http://site.adform.com/privacy-policy/en/

Palveluntarjoajat kuten Facebook, Twitter, YouTube, Instagram ja LinkedIn voivat käyttää evästeitä tiedon jakamiseen sosiaalisissa verkostoissa tai käyttäjätilastojen laadintaan. Suosittelemme tutustumaan sosiaalisten verkostojen evästeiden hallintapolitiikkaan kyseisillä sivustoilla.

9.2. Mihin muihin tarkoituksiin käytämme evästeitä

Käytämme nettisivustollamme Google Analyticsin mainontaominaisuuksia, joiden avulla voimme luoda uudelleenmarkkinointiyleisöjä sekä kohderyhmiä käyttäjien käyttäytymisen, demografisten tietojen tai kiinnostusten kohteiden perusteella. Lisäksi käytämme tietoja Google Display -verkoston impressioiden raportointiin. Tunniste voidaan myös yhdistää muihin lähteisiin, kuten IKEA FAMILY –tietoihin. Näiden tietojen avulla voimme parantaa käyttökokemustasi sekä tarjota hyödyllisimpiä sisältöjä, tarjouksia ja mainoksia sinulle IKEA.fi-nettisivulla sekä muissa kanavissa.

Voit säätää ja tarkistaa Google-mainosasetuksia täältä: https://support.google.com/ads/answer/2662922?hl=fi

10. Työpaikan hakeminen

Rekrytointiasiakirjojen säilyttämisessä noudatamme lakisääteisiä säilytysaikoja. Lisätietoja rekrytointijärjestelmän osalta löydät täältä.