IKEA Yritystiliasiakkuuden ja IKEA Yritystilikortin käyttöehdot

1. Yritystilin myöntäminen

Yritystili myönnetään kirjallisen hakemuksen perusteella. Hakemus toimitetaan IKEA Oy:lle sähköpostin liitetiedostona luotonvalvonta@ikea.com, tavaratalon yritysmyyntipisteeseen tai postitse IKEA Oy/Luotonvalvonta, Espoontie 21, 02740 ESPOO. Hakemuksen jättämällä yritys ja sen edustajat hyväksyvät IKEA Yritystilin käyttöehdot ja antavat suostumuksen sille, että IKEA Oy saa tarkistaa yrityksen luottotiedot. IKEA Oy:n hyväksymä hakemus muodostaa sopimuksen kyseessä olevan yrityksen ja IKEA Oy:n välille. Merkkinä hyväksymisestä IKEA Oy toimittaa asiakasnumeron ja halutun määrän IKEA Yritystilikortteja yritykselle. IKEA Oy:llä on oikeus hylätä hakemus syytä siihen ilmoittamatta. Hakemukset pyritään käsittelemään yhden arkipäivän kuluessa hakemuksen vastaanottamisesta. IKEA Yritystilikortti on IKEA Oy:n omaisuutta ja sitä saa käyttää seuraavin ehdoin:

2. Ostot IKEA Yritystilikortilla

Yritystilikortilla voi suorittaa ostoksia IKEA Oy:n tavarataloissa ja verkkokaupassa Suomessa. Yritystilikortti oikeuttaa yrityksen käyttämään asiakasnumeroa maksaessaan asiakastililleen kirjautuneet tuotteet, rahdin ja muut vastaavat kustannukset, jotka muodostuvat ostoksista em. myyntipisteessä. IKEA Yritystilikortilla ei voi nostaa käteistä eikä ostaa lahjakortteja. Palautetut vaihto- ja palautusoikeuden täyttävät tuotteet hyvitetään yrityksen asiakastilille hyvityslaskulla. IKEA Oy:n myöntämä yritystilikortti on haltijakortti, mikä tarkoittaa sitä, ettei kortti ole nimetty tietylle henkilölle yrityksessä, vaan jokainen kortin hallussapitäjä on oikeutettu käyttämään yrityksen asiakasnumeroa. Yritystileille voidaan ostaa myös asiakkaan antaman tilauslomakkeen tai valtakirjan tai sähköpostin perusteella. Tällöin asiakirjasta tulee ilmetä yrityksen asiakasnumero. Ennen IKEA Yritystilikortin saapumista yritys voi tehdä ostoksia käyttämällä tilinavausilmoituksen kopiota, joka on jätettävä oston yhteydessä IKEA Oy:n tavaratalon kassalle tai verkkokaupassa asiakasnumerollaan. Yritys on vastuussa asiakasnumerostaan ja sekä yritystilikorttien asianmukaisesta säilytyksestä.

3. Luottoraja ja maksuvastuu

Luottoraja sovitaan jokaisen yrityksen kanssa erikseen. Yritys voi korottaa luottorajaansa pysyvästi tai tilapäisesti sopimalla siitä IKEA Oy:n kanssa kirjallisesti. IKEA Oy:llä on oikeus myöntää haettua alempi luottoraja sekä asettaa luottoraja sopivaksi katsomalleen tasolle. IKEA Oy:llä on oikeus muuttaa luottorajaa yksipuolisesti. Yritystilikortti ei oikeuta yritystä ylittämään myönnettyä luottorajaa. Yritys on sovitusta luottorajasta huolimatta vastuussa kaikista asiakasnu- merolle tehdyistä ostoksista sekä yritystilikortin yleisestä käytöstä. Yrityksen on ostohetkellä esitettävä yritystilikortti tai asiakasnumero sekä allekirjoitettava kuitin allekirjoitusosa kassalla asioidessa. IKEA Oy:llä on oikeus tarkastaa os- toksen yhteydessä asiakkaan henkilöllisyys. Yrityksen tulee maksaa koko lasku eräpäivään mennessä.

4. Maksuehdot

IKEA Oy lähettää laskun tehdyistä ostoista ostoskertakohtaisesti. Maksuehdot näkyvät laskussa ja ne sovitaan yrityksen kanssa tilinavauksen yhteydessä. Muutokset maksuehtoihin sovitaan kirjallisesti erikseen. Maksuaika lasketaan laskun päiväyksestä. Maksusuorituksen viivästyessä lähetetään asiakkaalle maksumuistutus, jolloin yritykseltä voidaan veloittaa viivästys- ja perintäkulut. Viivästyneistä maksusuorituksista peritään viivästyskorko. IKEA Oy:llä on oikeus ilman erillistä ilmoitusta muuttaa viivästyskorkoa sekä perintäkustan- nuksia. Mikäli yrityksen laskutusosoite on muualla kuin Suomessa, lisätään laskuun laskutuslisä.

5. Yrityksen vastuu IKEA Yritystilikortista

Muutoksista hakemuksessa annettuihin tietoihin (esim. osoite, omistussuhteen muutokset tai muut juridiset tiedot) on välittömästi ilmoitettava IKEA Oy:lle sähköpostitse luotonvalvonta@ikea.com tai alla mainittuun osoitteeseen postitse. Yritystilikortti, jossa on virheelliset tiedot, on välittömästi palautettava IKEA Oy:lle. Yritystilikortin katoamisesta tulee ilmoittaa viipymättä IKEA Oy:lle sähköpostilla tai puhelimitse. Ilmoituksen jälkeen yritystilikortti suljetaan, eikä sillä voi suorittaa ostoja. IKEA Oy toimittaa yritykselle uuden kortin uudella asiakasnumerolla. Mikäli kortti myöhemmin löytyy, se tulee toimittaa IKEA Oy:lle kahtia leikattuna alla olevaan osoitteeseen. Yritys on vastuussa kaikista yritystilikortilla tehdyistä ostoksista katoamisilmoitukseen saakka.

6. IKEA Oy:n vastuu

IKEA Oy on vapaa kaikesta vastuusta, joka kohdistuu yritystilikortin virheelliseen käyttöön. IKEA Oy pitää itsellään omistusoikeuden myymiinsä tuotteisiin, kunnes ne on kokonaisuudessaan maksettu. Täten yrityksellä ei ole oikeutta myydä eteenpäin IKEA Oy:ltä ostamiaan tuotteita, ennen kuin ne on kokonaisuudessaan maksettu. IKEA Oy:llä on oikeus vaatia tuotteet palautettavaksi, mikäli yritys ei noudata sopimusehtoja. IKEA Oy:llä on ilman erillistä ilmoitusta oikeus muuttaa kohdan 6. vastuita. Yritykselle toimitetaan ilmoitus, mikäli muutokset koskevat yritystä. Käyttämällä yritystilikorttia, katsotaan että yritys on hyväksynyt tehdyt muutokset. Mikäli yritys ei hyväksy muutoksia, tulee IKEA Yritystili irtisanoa kirjallisesti näiden käyttöehtojen kohdan 7. mukaisesti.

7. IKEA Yritystilin irtisanominen

Jos yritys haluaa luopua IKEA Oy:n Yritystilistä ja yritystilikorteista, on siitä ilmoitettava IKEA Oy:lle sähköpostitse: luotonvalvonta@ikea.com. Yrityksen on huomioitava voimassa olevat IKEA Oy:n Yritystilin ja yritystilikortin käyttöehdot. IKEA Oy voi välittömästi irtisanoa yritystilin, mikäli yritys rikkoo tiliehtoja tai jos yritys on antanut itsestään yritystiliä ja yritystilikorttia hakiessaan harhaanjohtavia tietoja, jotka ovat voineet vaikuttaa yritystilin ja yritystilikortin myöntämiseen, sitä koskeviin ehtoihin tai yritys on syyllistynyt muuhun olen- naiseen sopimusrikkomukseen. Tällöin yrityksen oikeus ostaa yritystilille lakkaa välittömästi. IKEA Oy:llä on oikeus irtisanoa yritystilisopimus, mikäli tiliä ei ole käytetty viimeisten viiden vuoden aikana.

8. Muut ehdot

IKEA Oy:llä on oikeus käyttää ja luovuttaa asiakasrekisterin tietoja suoramarkkinointitarkoituksiin, ellei yritys ole tätä nimenomaisesti erikseen kieltänyt. Yritystilin sopimuksen ehdot on annettu Suomen lainsäädännön mukaisesti. Näihin käyttöehtoihin sovelletaan Suomen lakia.

REKISTERISELOSTE

REKISTERINPITÄJÄ: IKEA Oy (jäljempänä ”IKEA”), Y-tunnus 2149172-6. Osoite: Espoontie 21, 02740 ESPOO. Sähköposti: luotonvalvonta@ikea.com. REKISTERIN NIMI: IKEA Yritystilitietokanta.
REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE: IKEA Yritystiliasiakkaiden laskutus sekä asiakasyhteydenpito ja markkinointi.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS: Rekisteriä käytetään yritysasiakkaan ja IKEA Oy:n välisen asiakassuhteen hoitamiseen, asiakasyhteydenpitoon, markkinoin- tiin ja mainontaan. Rekisteriä voidaan lisäksi käyttää yhteistyökumppaneiden kautta markkinointitoimenpiteiden toteuttamiseen, jos palvelujen tarjoaminen liittyy oleellisesti yritystiliasiakkaille tarjottaviin palveluihin. Rekisteritietoja käytetään lisäksi asiakkaita koskevien profiilien luomiseen. Profiileja käytetään hyväksi kehittäessä IKEA Yritystiliasiakkaille tarkoitettuja palveluja. Yritystiliasiakkailta kerätään ensisijaisesti nimi-, sähköposti- ja osoitetietoja yrityksille suunnattuihin tapahtumiin kutsumista sekä kampanjoista ja uutuuksista tiedottamista varten. (Kaikki kerättävät tiedot on lueteltu alla.) Jos yritysasiakas ei nimenomaisesti ole kieltänyt suoramarkkinointia, voidaan yritysasiakkaalle lähettää markkinoint materiaalia myös sähköpostitse ja/tai tekstiviestinä. REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT: Kerättävät tiedot: Yrityksen luottotieto- raportin sisältämät luottotiedot , sopimuksen alkamispäivä, yrityksen nimi, yritysmuoto/instituutio, Y-tunnus, yritystilikorttien määrä, yhteyshenkilöiden etunimi, sukunimi, postiosoite, laskutusosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä mahdolliset kiellot yhteydenpidosta. Kielto-oikeus: Yritysasiakkaan ilmoittamat kiellot (ks. oikeuksien käyttäminen) tallennetaan rekisterinpitäjälle tehdystä erillisestä ilmoituksesta. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET: Asiakastiedot saadaan IKEA Yritystiliasiakkaalta, kun hakemus täytetään tai tietoja päivitetään. Lisäksi tietoja voidaan saada yrityksen yhteyshenkilöiltä sekä luottotietopalveluista.

TIETOJEN LUOVUTUS: IKEA Yritystilitietokannassa olevia henkilötietoja voidaan luovuttaa kirjallisesti ja teknisen käyttöyhteyden avulla yhteistyökumppanille suoramarkkinointitarkoituksiimme. Tietojen luovutuksissa noudatetaan aina voimassa olevia lakeja sekä viranomaisohjeistusten määräyksiä. Yhteistyökumppani ei itse käytä tai luovuta henkilötietoja edelleen kolmansille osapuolille.
TIETOJEN SÄILYTYSAIKA: Tietoja säilytetään sopimussuhteen voimassaolon ajan ja jommankumman osapuolen irtisanottua sopimuksen tietoja säilytetään 6 vuotta kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti. 6 vuotta lasketaan IKEA Oy:n tilikauden päättymisestä seuraavan kalenterivuoden alusta.
OIKEUKSIEN KÄYTTÄMINEN: Jokaisella on oikeus saada tietää, onko hänestä tallennettu tietoja IKEA Yritystilitietokantaan ja mitä tietoja hänestä on tallennettu. Tarkastuspyyntö toimitetaan sähköisesti luotonvalvonta@ikea.com. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevissa tiedoissa oleva virhe oikaistuksi. Virheen oikaisemisesta koskeva pyyntö tehdään sähköpostitse. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää IKEA Oy:tä poistamaan itseään koskevat henkilötiedot rekisteristä. Rekisteröidyllä on oikeus kokonaan kieltää sähköinen suoramarkkinointi. IKEA Oy pyrkii aina ratkaisemaan henkilötietojen käsittelyä koskevat erimielisyydet suoraan rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi. Mikäli yritysasiakas kieltää yritystiliin liittyvän suoramarkkinointimateriaalin ja/ tai IKEA Oy:n yhteistyökumppaneiden suoramarkkinointimateriaalin toimittamisen asiakkaalle, IKEA Oy voi päättää lopettaa kaiken markkinointimateriaalin toimittamisen yritysasiakkaalle. IKEA Yrityskorttiasiakkaalla on oikeus kieltää henkilötietojen luovutus suoramarkkinointia varten IKEA Oy:n yhteistyökumppaneille. Jos yritysasiakas haluaa käyttää edellä kuvattuja kielto-oikeuksiaan, yritysasiakkaan on ilmoitettava kielto-oikeuden käyttämisestä kirjallisesti. REKISTERIN SUOJAUS: IKEA Oy noudattaa tietojenkäsittelyssään hyvää tiedonhallintatapaa sekä tietosuojalainsäädännön mukaista huolellisuus- ja suojaamisvelvoitetta. Lisäksi tietojenkäsittelijät toteuttavat tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tietojen asianmukaiseksi suojaamiseksi. Manuaalinen aineisto: Yritystilihakemukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat tallennetaan käsittelyn jälkeen asianmukaisia suojaustoimia noudattaen.
Sähköisesti tallennetut tiedot: Ainoastaan määrätyillä IKEA-työntekijöillä sekä IKEA Oy:n toimeksiannosta sen lukuun toimivien yritysten työtekijöillä on oikeus käyttää IKEA Oy:n yritystilitietokantaa. Tietokannassa on eri käyttäjätaso- ja, jolloin käyttäjä saa ylläpito- tai selausoikeuden ainoastaan käytön kannalta tarpeellisiin tietoihin. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä.

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ JA YHTEYSTIEDOT:
IKEA Oy, Eija Poukka, Espoontie 21, 02740 ESPOO, puh. (09) 3482 9400.

Användningsvillkor för IKEA företagskonto och företagskort

1. Beviljande av företagskonto

Företagskontot beviljas på skriftlig ansökan. Ansökan skickas till IKEA Oy per e-post som bifogad fil till adressen luotonvalvonta@ikea.com, lämnas till servicestället för företag på varuhuset eller skickas per post till adressen IKEA Oy/Kreditkontroll, Esbovägen 21, 02740 ESBO. Genom att lämna in ansökan godkänner företaget och dess representanter användningsvillkoren för IKEA företagskontot och ger sitt samtycke till att IKEA Oy får granska företagets kredituppgifter. En ansökan som godkänts av IKEA Oy utgör ett avtal mellan företaget och IKEA Oy. Som ett tecken på godkänd ansökan skickar IKEA Oy ett kundnummer och önskat antal IKEA företagskontokort till företaget. IKEA Oy har rätt att avslå en ansökan utan att ange orsak. IKEA strävar efter att behandla ansökningarna inom en vardag efter att ansökan mottagits. IKEA fö- retagskontokortet är IKEA Oy:s egendom och får användas på följande villkor:

2. Inköp med IKEA företagskontokortet

Inköp med företagskontokortet kan göras på IKEA Oy:s varuhus och nätbutik
i Finland. Företagskontokortet ger företaget rätt att använda kundnumret vid betalning av produkter som registrerats på kundkontot, frakt och övriga mot- svarande kostnader som utgörs av inköp på ovannämnda försäljningsställen. IKEA företagskontokortet kan inte användas för att lyfta kontanter eller köpa presentkort. Returnerade produkter som uppfyller villkoren för bytes- och returrätt gottskrivs på företagets kundkonto med en kreditnota. Företagskon- tokortet som beviljats av IKEA Oy är ett innehavarkort, vilket betyder att kortet inte har beviljats någon viss person i företaget, utan alla som innehar kortet har rätt att använda företagets kundnummer.

På företagskonton kan man också göra inköp med stöd av kundens beställ- ningsblankett, fullmakt eller e-postmeddelande. I så fall ska företagets kund- nummer framgå av dokumentet. Innan IKEA företagskontokortet har skickats till företaget kan inköp göras med en kopia av anmälan om öppnande av konto som ska lämnas till kassan i IKEA Oy:s varuhus i samband med köpet eller i nät- butiken genom att ange kundnumret. Företaget ansvarar för sitt kundnummer och för ändamålsenlig förvaring av företagskontokorten.

3. Kreditlimit och betalningsansvar

Kreditlimiten avtalas separat med varje företag. Företaget kan höja sin kredit- limit permanent eller tillfälligt genom att komma överens om detta skriftligt med IKEA Oy. IKEA Oy har rätt att bevilja lägre kreditlimit än den som sökts samt bestämma kreditlimiten till den nivå bolaget anser lämplig. IKEA Oy har rätt att ändra kreditlimiten ensidigt. Företagskontokortet ger inte företaget rätt att överskrida den beviljade kreditlimiten. Trots den avtalade kreditlimiten ansvarar företaget för alla inköp som förknippats med kundnumret samt

för den allmänna användningen av företagskontokortet. När ett inköp görs ska företaget visa upp företagskontokortet eller meddela kundnumret samt underteckna kvittots underskriftsdel i kassan. IKEA Oy har rätt att begära att kunden legitimerar sig i samband med ett inköp. Företaget ska betala hela fakturan senast på förfallodagen.

4. Betalningsvillkor

IKEA Oy skickar en faktura på gjorda inköp per inköpstillfälle. Betalningsvill- koren syns på fakturan och avtalas med företaget i samband med att kontot öppnas. Ändringar i betalningsvillkoren avtalas separat skriftligt. Betalningsti- den räknas från datumet på fakturan. Om betalningen är försenad skickas en betalningspåminnelse till kunden, varvid dröjsmåls- och indrivningskostnader kan tas ut av företaget. Dröjsmålsränta tas ut på försenade betalningar. IKEA Oy har rätt att utan något separat meddelande ändra dröjsmålsräntan och indrivningskostnaderna. Om företaget har sin faktureringsadress i ett annat land tillkommer ett faktureringstillägg.

5. Företagets ansvar för företagskontokortet

Ändringar i uppgifter som meddelats i ansökan (t.ex. adress, ändringar i ägarförhållandet eller andra juridiska uppgifter) ska omedelbart meddelas till IKEA Oy per e-post på adressen luotonvalvonta@ikea.com eller per post till nedanstående adress. Ett företagskontokort med felaktiga uppgifter ska ome- delbart returneras till IKEA Oy. Om företagskontokortet förkommer ska detta meddelas omedelbart till IKEA Oy per e-post eller telefon. Därefter spärras företagskontokortet och kan inte användas för inköp. IKEA Oy skickar ett nytt kort med ett nytt kundnummer till företaget. Om kortet senare hittas ska det klippas itu och skickas till IKEA Oy på nedanstående adress. Företaget ansvarar för alla inköp som gjorts med företagskontokortet fram till anmälan om att kortet har förkommit.

6. IKEA Oy:s ansvar

IKEA Oy är befriat från allt ansvar som gäller felaktig användning av företags- kontokortet. IKEA Oy äger sina produkter tills företaget har betalat produk- terna i sin helhet. Företaget har således inte rätt att sälja vidare produkter
som köpts av IKEA Oy förrän de är helt och hållet betalda. Om företaget inte följer avtalsvillkoren har IKEA Oy rätt att kräva att produkterna returneras.
IKEA Oy har rätt att ändra ansvaren i punkt 6. utan att meddela detta separat. Företaget underrättas om ändringarna gäller företaget. Genom att använda företagskontokortet visar företaget att det har godkänt de gjorda ändringarna. Om företaget inte godkänner ändringarna ska IKEA företagskontot sägas upp skriftligt i enlighet med punkt 7. i dessa användningsvillkor.

7. Uppsägning av IKEA företagskonto

Om företaget vill avstå från IKEA Oy:s företagskonto och företagskontokort ska detta meddelas till IKEA Oy per e-post till adressen luotonvalvonta@ikea. com. Företaget ska beakta de gällande användningsvillkoren för IKEA Oy:s företagskonto och företagskontokort. IKEA Oy kan säga upp företagskontot omedelbart om företaget bryter mot kontovillkoren eller om företaget i sam- band med ansökan om företagskonto och företagskontokort har lämnat vilse- ledande uppgifter som har kunnat påverka beviljandet av företagskontot och företagskontokortet, dithörande villkor eller om företaget har gjort sig skyldigt
© Inter IKEA Systems B.V. 2019

till annat väsentligt avtalsbrott. I så fall upphör företagets rätt att använda företagskontot för inköp omedelbart. IKEA Oy har rätt att säga upp avtalet som gäller företagskontot om kontot inte har använts under de senaste fem åren.

8. Övriga villkor

IKEA Oy har rätt att använda och lämna ut uppgifter i kundregistret för direkt marknadsföring om inte företaget uttryckligen har förbjudit detta separat. Vill- koren för avtalet om företagskontot överensstämmer med finsk lagstiftning. På dessa användningsvillkor tillämpas finsk lag.

REGISTERBESKRIVNING

PERSONUPPGIFTSANSVARIG: IKEA Oy (nedan ”IKEA”), FO-nummer 2149172-6. Adress: Esbovägen 21, 02740 Esbo E-post: luotonvalvonta@ikea.com. REGISTRETS NAMN: IKEA företagskontodatabas.
GRUND FÖR REGISTERFÖRING: Fakturering av kunder med IKEA företagskort samt kundkontakt och marknadsföring.

REGISTRETS ANVÄNDNINGSSYFTE: Registret används för att sköta kundrela- tionen mellan företagskunden och IKEA Oy, för kundkontakt, marknadsföring och reklam. Registret kan också användas för marknadsföringsåtgärder via samarbetspartner om tjänsteutbudet i väsentlig grad gäller tjänsterna som tillhandahålls företagskontokunder. Registeruppgifterna används också för
att skapa profiler som gäller kunderna. Profilerna utnyttjas när tjänsterna som är avsedda för IKEA företagskontokunder utvecklas. Av företagskontokunder samlas i första hand in namn-, e-post- och adressuppgifter för inbjudningar till evenemang som är riktade till företag samt för informering om kampanjer och nyheter. (Alla uppgifter som samlas in räknas upp nedan.) Om företagskunden inte uttryckligen har förbjudit direkt marknadsföring kan marknadsföringsma- terial också skickas till företagskunden per e-post och/eller som sms. UPPGIFTER SOM REGISTRET INNEHÅLLER: Uppgifter som samlas in: Företa- gets kreditbedömning i en kreditrapport, datumet då avtalet har trätt i kraft, företagets namn, företagsform/institution, FO-nummer, antalet företags- kontokort, kontaktpersonernas förnamn, efternamn, postadress, fakture- ringsadress, postnummer, postanstalt och personbeteckning för att bekräfta identiteten, telefonnummer, e-postadress och eventuellt kontaktförbud. Förbudsrätt: Förbud som en företagskund har meddelat (se utnyttjande av rättigheter) sparas efter att en separat anmälan har lämnats till den person- uppgiftsansvarige.

KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS: Kunduppgifterna fås av IKEA företagskonto- kunden när ansökan fylls i eller uppgifterna uppdateras. Uppgifter kan dessut- om fås av företagets kontaktpersoner och från kreditupplysningstjänster. UTLÄMNANDE AV UPPGIFTER: Personuppgifter i IKEA företagskontodataba- sen kan lämnas ut skriftligt och med hjälp av en teknisk förbindelse till sam- arbetspartner för våra direktmarknadsföringsändamål. När uppgifter lämnas ut följs alltid gällande lagar samt bestämmelserna i myndighetsinstruktioner. Samarbetspartnern använder eller lämnar inte själv ut personuppgifter till tredje part.

HUR LÄNGE UPPGIFTERNA SPARAS: Uppgifterna sparas så länge avtalsförhål- landet gäller och om endera parten har sagt upp avtalet sparas uppgifterna i 6 år i enlighet med kraven i bokföringslagen. 6-årsperioden räknas från början av följande kalenderår efter att IKEA Oy:s räkenskapsperiod har upphört. UTNYTTJANDE AV RÄTTIGHETER: Var och en har rätt att få reda på om upp- gifter om honom eller henne har sparats i IKEA företagskontodatabasen och vilka uppgifter som har sparats. Begäran om granskning skickas elektroniskt till adressen luotonvalvonta@ikea.com. Den registrerade har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. En begäran om rättelse av fel skickas per e-post. Den registrerade har dessutom rätt att begära att IKEA Oy raderar person- uppgifter som gäller honom eller henne ur registret. Den registrerade har

rätt att helt förbjuda elektronisk direkt marknadsföring. IKEA Oy strävar alltid efter att avgöra tvister som gäller behandling av personuppgifter direkt med den registrerade. Den registrerade har dock alltid rätt att lämna ärendet till dataskyddsmyndigheten för utredning.

Om en företagskund förbjuder att direktmarknadsföringsmaterial som gäller företagskontot och/eller IKEA Oy:s samarbetspartners direktmarknadsförings- material skickas till kunden kan IKEA Oy besluta att inte längre skicka något marknadsföringsmaterial till företagskunden. IKEA företagskontokunder har rätt att förbjuda att personuppgifter lämnas ut till IKEA Oy:s samarbetspartner för direkt marknadsföring. Om företagskunden vill utnyttja sin ovannämnda förbudsrätt ska företagskunden meddela detta skriftligt.

SKYDD AV REGISTRET: I behandlingen av uppgifter iakttar IKEA Oy god informationshanteringssed och aktsamhets- och skyddsplikten som föreskrivs i dataskyddslagstiftningen. Personuppgiftsbiträdena vidtar dessutom de nöd- vändiga tekniska och organisatoriska åtgärderna för att skydda uppgifterna på ändamålsenligt sätt.
Manuellt material: Ansökningar om företagskonto och övriga dokument som innehåller personuppgifter och behandlas manuellt sparas efter behandlingen med ändamålsenliga skyddsåtgärder.
Uppgifter som sparats elektroniskt: Endast vissa IKEA medarbetare samt anställda i företag som arbetar för och på uppdrag av IKEA Oy har rätt att använda IKEA Oy:s företagskontodatabas. Databasen har olika användarnivåer och användaren får åtkomst- eller bläddringsrätt endast till de uppgifter som är relevanta. Varje användare har ett eget användarnamn och ett eget lösen- ord som krävs för inloggning.

PERSON SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN OCH KONTAKTUPPGIFTER:
IKEA Oy, Eija Poukka, Esbovägen 21, 02740 ESBO, tfn (09) 3482 9400.

IKEA for Business account and payment card terms and conditions

1. Creating an IKEA for Business account

An IKEA for Business account is granted based on an application. The application can be sent to IKEA Oy as an email attachment to luotonvalvonta@ikea.com, delivered to a business sales service point at an IKEA store, or mailed to the address IKEA Oy/Luotonvalvonta, Espoontie 21, 02740 ESPOO, FINLAND. By leaving an application, the company and its representatives accept the terms and conditions of the IKEA for Business account and gives its consent for IKEA Oy to check the company’s credit rating. An application approved by IKEA Oy constitutes an agreement between IKEA Oy and the company in question. IKEA Oy informs the company of the approval of its application by providing the company with a customer number and the requested number of IKEA for Business payment cards. IKEA Oy has the right to reject an application without providing a reason for the rejection. IKEA Oy aims to process all applications within one business day of receiving the application. IKEA for Business payment cards are the property of IKEA Oy, and they can be used under the following conditions:

2. Purchases with the IKEA for Business payment card

The IKEA for Business payment card can be used to make purchases at IKEA Oy stores and the IKEA online store in Finland. The IKEA for Business payment card gives the company the right to use the company’s customer number for the payment of products, delivery costs, and other purchase costs registered under its customer account. The IKEA for Business payment card cannot be used to withdraw cash or buy gift certificates. Any returns fulfilling the requirements of the return policy are refunded to the company’s customer account using a credit invoice. IKEA for Business payment cards are so-called occupant cards, which means that they are not assigned to specific individuals within the company, but each person in possession of the card is entitled to use the company’s customer number for purchases.Purchases can also be made on business accounts based on a customer’s order form, power of attorney, or email address. In such a case, the document provided should indicate the company’s customer number. Before having received the IKEA for Business payment card, the company can make purchases using a copy of the account confirmation notice, which must be left at the cash register at an IKEA store when making the purchase. Online purchases can be made using the company's customer number. The company is responsible for the appropriate storing of the customer number and any payment cards issued.

3. Credit limit and liability

The credit limit is agreed upon separately for each company. The company can temporarily or permanently increase its credit limit by written agreement with IKEA Oy. IKEA Oy has the right to set a lower credit limit to that requested by the company and to set the credit limit to a level it deems suitable. IKEA Oy has the right to make changes to the credit limit unilaterally. The IKEA for Business payment card does not give the company the right to exceed its credit limit. Regardless of the credit limit, the company is responsible for all purchases made using its customer number as well as for the general use of the payment card. At the time of purchase, the company must present its payment card or customer number as well as sign the receipt at the cash register. IKEA Oy has the right to verify the identity of the customer during the purchase. The company must pay the total invoiced amount by the due date of the invoice.

4. Terms of payment

IKEA Oy sends a separate invoice for each transaction. The terms of payment are indicated on the invoice and are agreed with the company when the account is created. Any changes to the terms of payment are agreed separately in writing. Payment term is calculated from the invoice date. If payment is delayed, the customer is sent a payment reminder. In such a case, the company may be charged collection fee and penalty expenses. A penalty interest is charged for delayed payments. IKEA Oy has the right to make changes to the penalty interest and collection fees without notice. If the company’s billing address is located outside of Finland, an invoice fee is added to the invoice.

5. The company’s liability for the payment card

IKEA Oy must be informed of any changes to the information provided in the application (e.g. address, changes in ownership or other legal information) without delay by email to luotonvalvonta@ikea.com or by mail to the address below. A payment card with incorrect information must be returned to IKEA Oy without delay. If a payment card is lost, IKEA Oy must be notified of this without delay by email or by phone. After such a notification is made, the payment card is closed, and no further purchases can be made with it. IKEA Oy then provides the company with a new card and a new customer number. If the card is later found, it should be cut in half and delivered to IKEA Oy to the address below. The company is responsible for all purchases made using the payment card before the notification of a lost card has been made.

6. IKEA Oy’s liability

IKEA Oy does not have any liability when the IKEA for Business payment card is used incorrectly. IKEA Oy retains ownership of all sold products until the total purchase price has been paid. Therefore the company does not have the right to further sell products purchased from IKEA Oy before the total purchase price of given products has been paid. IKEA Oy has the right to demand products to be returned if the company fails to comply with the terms of the agreement. IKEA Oy has the right to make changes to the liabilities stated in section 6 without separate notice. The company is notified of any changes if they pertain to the company. By using the IKEA for Business payment card, the company accepts the given changes. If the company does not accept the changes, the IKEA for Business account must be terminated with a written notice in accordance with section 7 of these terms and conditions.

7. Terminating the IKEA for Business account

If the company wishes to discontinue the use of its IKEA for Business account and payment cards, it must inform IKEA Oy of this by email at luotonvalvonta@ikea.com. The company must take into account the current terms and conditions of the business account and payment card. IKEA Oy can terminate a business account with immediate effect if the company is in breach of these terms and conditions or if the company, in its application for the business account and payment card, has provided misleading information that may have influenced the granting of the business account and payment card or the terms thereof, or if the company has significantly breached the agreement in other ways. In such a case, the company’s right to make purchases using the business account will cease immediately. IKEA Oy has the right to terminate a business account that has not been used for five years.

8. Other terms

IKEA Oy has the right to use and disclose data in the customer register for the purposes of direct marketing unless the company has specifically prohibited this. The terms and conditions of the business account agreement are in accordance with the Finnish law. Finnish law is applied to these terms and conditions.

DATA CONTROLLER: IKEA Oy (hereinafter “IKEA”), business ID 2149172-6. Address: Espoontie 21, 02740 ESPOO, FINLAND. Email: luotonvalvonta@ingka.ikea.com.

NAME OF REGISTER: IKEA business account register.

BASIS FOR MAINTAINING REGISTER: Invoicing, communications, and marketing related to customers with IKEA for Business accounts.

PURPOSE OF USE OF THE REGISTER: The register is used for the purposes of maintaining the customer relationship between IKEA and a business customer as well as enabling customer communications, marketing, and advertising. In addition, the register may be used for direct marketing through partners if the services offered by these partners are related to the services offered to the business customer by IKEA. The data in the register are also used for creating customer profiles. These profiles are used for the development of services for IKEA for Business customers. The data primarily collected from business account customers include the customer’s name, email address, and postal address, which is used to send invitations to business events and information on campaigns and new products. (All collected data types are listed below.) If the business customer has not specifically prohibited direct marketing, they may be sent marketing materials by email and/or text message.

DATA CONTAINED IN THE REGISTER: Collected data: the company’s credit rating from the credit report, starting date of agreement, company name, form of company/institution, business ID, number of payment cards, contact person first name, last name, postal address, billing address, postal code, city/municipality, phone number, email address, and possible prohibitions of marketing. Right to restrict processing: any prohibitions notified by the business customer (see Exercising rights) are recorded when a separate notice is sent to the data controller.

REGULAR DATA SOURCES: The data are received from the customer when they fill in an application for an IKEA for Business account or update their information. In addition, information may be received from the company’s contact person and from credit rating services.

DISCLOSURE OF DATA: Personal data in the IKEA business account register may be disclosed in writing and in electronic format to partners for the purposes of direct marketing. When data are disclosed, this is always done in compliance with the current legislation and guidelines set by authorities. The partners to whom data are disclosed do not use the personal data for their own purposes or disclose the data to third parties.

DATA STORAGE TIME: Data are stored for the duration of the agreement and for 6 years after either party has terminated the agreement in accordance with the requirements of the Accounting Act. The 6-year period is calculated from the end of IKEA’s accounting year from the beginning of the next calendar year.

EXERCISING RIGHTS: The data subject has the right to know whether their data have been stored in the IKEA business account register and which data are included in it. If you wish to access your data, please email your request to luotonvalvonta@ikea.com. The data subject also has the right to have the data controller rectify errors found in their personal data. Requests for rectification should also be sent by email. In addition, the data subject has the right to request IKEA to remove personal data pertaining to them from the register. The data subject has the right to prohibit electronic direct marketing. IKEA always aims to resolve disputes related to the processing of personal data directly with the data subject. However, the data subject always has the right to file a claim with a data protection authority.

If the business customer prohibits the sending of direct marketing materials from IKEA and/or its partners to the customer, IKEA may decide to stop sending any marketing materials to the business customer. A customer with an IKEA for Business payment card can prohibit the disclosure of their personal data to IKEA’s partners for the purposes of direct marketing. If the business customer wishes to make such a prohibition, they must notify IKEA of this in writing.

REGISTER’S PRINCIPLES OF PROTECTION: IKEA uses best practices and due diligence in its data management and complies with the data protection requirements stated in data protection legislation. In addition, data processors carry out all necessary technical and organisational measures to appropriately protect data within the register.

Manual materials: Business account applications and other manually processed documents containing personal data are stored after processing using appropriate protective measures.

Electronic materials: Only specifically designated IKEA employees as well as employees of companies acting on behalf of IKEA have the right to process data within the IKEA business account register. The database has several levels of access rights, which means that a user has access only to those types of data that are relevant for their work. Each user has a personal username and password, which are required for accessing the data.

CONTACT PERSON IN MATTERS RELATED TO THE REGISTER: IKEA Oy, Eija Poukka, Espoontie 21, 02740 ESPOO, FINLAND, tel. +358 09 3482 9400.