IKEAs retningslinjer for personvern

Fortrolighetsavtale for elektronisk rekruttering

IKEA-gruppen tar hensyn til dine ønsker om at personlig informasjon du gir oss skal holdes fortrolig. Vi mener også at det er viktig å informere om hvordan de opplysningene vi har om deg vil bli benyttet. Når du godkjenner vilkårene i denne fortrolighetsavtalen, går du med på at vi kan samle inn, bruke og videreformidle personlig informasjon om deg i forbindelse med din jobbsøknad, på de vilkårene som er nevnt under. Vi oppfordrer deg derfor til å lese denne fortrolighetsavtalen nøye og klikke på ”Enig” dersom du har forstått og er enig i vilkårene som er omtalt i denne avtalen.

Område som dekkes av fortrolighetsavtalen

Denne fortrolighetsavtalen dekker alle personlige opplysninger som du gir i din jobbsøknad, alle andre opplysninger som du gir i etterkant i forbindelse med søknaden og alle opplysninger som innhentes fra tredjepart, for eksempel tidligere arbeidsgivere, andre referanser og andre relevante kilder. IKEA kommer til å behandle disse personlige opplysningene underveis i rekrutteringsprosessen og vil også videreformidle søknaden din, og eventuelle personlige data som den inneholder, til andre bedrifter innenfor IKEA-gruppen, samt til eventuelle eksterne firma som er involvert i rekrutteringsprosessen.

Hvordan fungerer søknadssystemet?

Kandidater kan søke på en jobb innenfor IKEA-gruppen hvor som helst i verden via et søknadssystem på nettet som kalles Enterprise™. Kandidater kan søke på bestemte, utlyste stillinger, stillinger rettet spesielt mot studenter eller alle stillinger i kategorien for åpne søknader. All informasjon om søknaden blir lagret i den sentrale databasen til Enterprise™, som befinner seg i lokalene til vår tredjeparts underleverandør i Reston i Virginia, i USA. IKEAs rekrutteringsansvarlige rundt om i hele verden kan dermed finne kandidater som passer til ledige stillinger innen deres del av IKEA.'

Hvordan bruker vi opplysningene om deg?

Opplysningene om deg vil bli brukt av ett eller flere firmaer i IKEA-gruppen for å vurdere søknaden din og kontakte referanser, og til eventuelt å kontakte deg om en stilling. Hvis du blir ansatt, kan opplysninger om deg også bli sendt til personalavdelingen i den IKEA-bedriften du blir ansatt i slik at det blir lettere for dem å utføre administrative oppgaver i forbindelse med ansettelsesforholdet ditt.

Hvem har tilgang til dine opplysninger?

Du bør være klar over at vi underveis i rekrutteringsprosessen kan være nødt til å overføre personlige opplysninger om deg fra hjemlandet ditt og til andre bedrifter i IKEA-gruppen rundt om i verden. (Gjelder bare medlemsland i EU: Noen av disse bedriftene kan befinne seg utenfor EU-området og utenfor de landene som EU har godkjent som å ha et lovverk som på en tilstrekkelig måte dekker emnet beskyttelse av personlige opplysninger.) IKEA-gruppen krever at alle bedrifter innenfor gruppen som har tilgang til opplysningene skal behandle dem konfidensielt og gjøre det som er nødvendig for å fortsette å holde opplysningene fortrolige. Kun personer med rekrutteringsansvar (og deres ansvarlige ledere) får tilgang til dine opplysninger. Opplysningene vil kun bli brukt innenfor IKEA-gruppen og vil ikke bli overlatt eller solgt til tredjepart, unntatt hvis en tredjepart som vedlikeholder systemet trenger tilgang til opplysningene for å kunne utføre sine tjenester. IKEA-gruppen krever at slik tredjepart lagrer personlige opplysninger på korrekt måte og ikke benytter dem til formål som ikke er godkjent. Dette gjelder også de tjenestene som vårt eget konserns IT-avdeling utfører.

Tilgang til opplysninger, og til å endre og slette dem

Så snart du har gitt oss dine personlige opplysninger og ditt CV, kan du endre opplysningene ved å søke på en annen stilling eller legge inn en åpen søknad. Når du gjør det, blir alle opplysninger om deg i Enterprise™-systemet automatisk oppdatert. Hvis du vil ha en kopi av opplysningene du har lagt inn, eller hvis du ikke har fått tilbud om noen stilling og av en eller annen grunn ønsker å slette opplysningen om deg selv, kan du gjøre dette ved å ta kontakt med oss på adressen under eller sende en e-postmelding til eRecruitment.Norway@memo.ikea.com. Du har også mulighet til å gå inn selv å slette opplysninger om deg på e-rekrutterings systemet.

Hvor lenge oppbevarer IKEA-gruppen dine opplysninger?

Personlige opplysninger om enhver kandidat som søker på en jobb blir vanligvis oppbevart i Enterprise™ i tolv måneder (24 måneder for kandidater som bor i California) etter at en kandidat sist oppdaterte opplysningene om seg selv. Hvis du søker på en bestemt jobb, kan du velge om du ønsker at vi skal lagre opplysningene om deg i Enterprise™ i tolv måneder (24 måneder for kandidater som bor i California) etter din siste oppdatering, for at du eventuelt skal være aktuell for andre mulige stillinger. Vi oppfordrer alle kandidater til å oppdatere opplysningene om seg selv jevnlig.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler er tekstfiler som en nettsides server lagrer på harddisken din. Informasjonskapsler brukes for å gjøre det enklere for de som besøker en nettside å forflytte seg rundt på nettsidene, og til å gjøre en eventuell registrering mer effektiv. På PC-en din er det installert en søkemotor. De fleste søkemotorer er stilt inn slik at de skal godta informasjonskapsler, men disse innstillingene kan endres til at informasjonskapslene avvises. Hvis du ønsker at din søkemotor ikke skal godta informasjonskapsler, bør du endre innstillingene for informasjonskapsler i søkemotoren. Vær imidlertid oppmerksom på at det ikke er sikkert at du kan benytte alle funksjoner på sidene våre hvis du angir at søkemotoren ikke skal godta informasjonskapsler.

Hvis du besøker våre nettsider for å kikke gjennom, lese eller laste ned informasjon, samler vi inn og lagrer en del “informasjon om besøkende” fra ditt besøk, for eksempel navnet på domenet og vertsmaskinen du kobler deg til Internett med, IP-adressen til maskinen du bruker, dato og tidspunkt du besøkte sidene på, og internettadressene til de nettsidene du kom fra da du gikk direkte videre til våre nettsider. Vi bruker disse opplysningene til å måle trafikken på nettsidene våre og til å legge sidene bedre til rette for brukerne våre. Vi sletter alltid disse opplysningene etter en tid. Hvis du ikke ønsker at vi skal samle inn slike opplysninger, bør du ikke besøke nettsidene våre.

Hvordan tar vi vare på opplysningene dine?

Vi er inneforstått med vårt ansvar for å beskytte de opplysningene du gir oss. IKEA-gruppen bruker flere metoder for å beskytte opplysningene dine, blant annet sikre servere, brannmurer og kryptering av søknadsopplysninger og all kontakt du måtte ha med Enterprise™ via Internett.

Endringer

IKEA-gruppen forbeholder seg retten til når som helst å endre eller tilføye opplysninger i denne avtalen. Datoen for da teksten i denne avtalen sist ble oppdatert, vises i begynnelsen av avtalen. Vennligst kontroller datoen og opplysningene i avtalen jevnlig, og spesielt hvis du har tenkt å legge inn personlig informasjon.

IKEA Services B.V. er ansvarlig for dine personlige opplysninger. Du må gjerne ta kontakt med oss hvis du har spørsmål om Enterprise™-systemet, om denne fortrolighetsavtalen eller hvis du ønsker en kopi av de opplysningene som er registrert om deg, eller vil at vi skal slette dem. Ingen spørsmål vedrørende din søknad vil bli besvart her. Vennligst bare send spørsmål vedrørende datasikkerhet til adressen nedenfor, eller send e-post til: eRecruitment.Norway@memo.ikea.com

IKEA Furuset
V/personalavdelingen
Postboks 100 Furuset
1001 OSLO

IKEA Slependen
v/personalavdelingen
Postboks 63
1396 Billingstad

IKEA Forus/Sandnes
v/personalavdelingen
Postboks 330 Forus
4067 Stavanger

IKEA Åsane/Bergen
V/personalavdelingen
Postboks 175 Ulset
5873 Ulset

IKEA Leangen/Trondheim
v/personalavdelingen
Postboks 3973 Leangen
7443 Trondheim

IKEA Service Office
v/personalavdelingen
Postboks 54,
1375 Billingstad

Hvis du har spørsmål eller bekymringer angående måten opplysningene om deg blir brukt på, ta gjerne kontakt med oss og vi skal svare deg så godt vi kan.

ERECRUITMENT.NORWAY@MEMO.IKEA.COM